Das Büro macht sich nicht von allein. Bis jetzt.
In den meisten Handwerksbetrieben passiert die Büroarbeit abends und am Wochenende. Angebote schreiben, nachfassen, Stunden zusammensuchen, Rechnungen stellen. Genau diese Handgriffe folgen festen Regeln, und was festen Regeln folgt, muss kein Mensch erledigen.
Kennen Sie das?
Eine Anfrage kommt aufs Handy, eine ins Büro, eine steht auf einem Zettel im Auto. Am Freitag weiß niemand mehr, welche noch offen ist.
Das Angebot ist fertig geschrieben, aber niemand hat nachgefasst. Der Kunde hat inzwischen beim Nächsten unterschrieben.
Die Rechnung geht drei Wochen nach der Fertigstellung raus, weil die Stundenzettel erst zusammengesucht werden müssen.
Jeder dieser Vorgänge folgt einer festen Regel. Und was einer festen Regel folgt, muss kein Mensch erledigen.
Konkret
Vorher und nachher
Kein Katalog von Möglichkeiten, sondern die Handgriffe, die in diesen Betrieben tatsächlich anfallen.
Anfragen an einer Stelle
Heute
Formular, E-Mail, Anruf und Zettel verteilen sich auf drei Postfächer und ein Handy.
Danach
Jede Anfrage landet in einer Liste, mit Name, Adresse, Gewerk und Wunschtermin.
Angebot aus Vorlage
Heute
Jedes Angebot wird neu getippt, meist abends, oft mit denselben Positionen wie letzte Woche.
Danach
Aus Vorlage und Positionen entsteht ein Entwurf. Sie prüfen, ergänzen den Preis und geben frei.
Nachfassen ohne daran zu denken
Heute
Nachgefasst wird, wenn es einem zufällig wieder einfällt. Meistens zu spät.
Danach
Nach fünf Tagen ohne Antwort geht eine freundliche Nachfrage raus. Antwortet der Kunde, hört es sofort auf.
Stunden und Material vom Bau
Heute
Zettel in der Hosentasche, am Monatsende unleserlich.
Danach
Erfassung über das Handy auf der Baustelle, direkt am Auftrag. Die Rechnung baut sich daraus auf.
Bewertungen von den Zufriedenen
Heute
Bei Google schreiben vor allem die, bei denen etwas schiefging.
Danach
Nach Abschluss geht eine kurze Bitte um eine Bewertung raus. An alle, nicht nur an die Lauten.
Beispielrechnung
Rechnet sich das?
Rechnen Sie es an Ihren eigenen Zahlen nach, nicht an unseren. Ein Beispiel für einen Betrieb mit acht Mitarbeitenden:
- Zwanzig Angebote im Monat, je zwanzig Minuten Schreibarbeit: rund sieben Stunden.
- Nachfassen, wenn es überhaupt passiert: zwei bis drei Stunden.
- Stundenzettel sortieren und Rechnungen stellen: ein Abend, meist der letzte im Monat.
Was davon bei Ihnen wirklich anfällt, wissen nur Sie. Deshalb fängt jede Zusammenarbeit mit einem Blick auf Ihren Ablauf an und nicht mit einem Angebot.
Beispielhafte Größenordnungen zur Einordnung, keine zugesicherten Ergebnisse. Was bei Ihnen anfällt, hängt von Ihrem Betrieb ab.
Was wir nicht automatisieren
Nicht automatisiert wird die Aufmaß-Beurteilung, die Preisfindung bei ungewöhnlichen Aufträgen und alles, wofür man den Bau gesehen haben muss. Ein Ablauf, der Preise selbst festlegt, kostet mehr, als er spart.
Und grundsätzlich gilt: Jeder Ablauf hat eine Stelle, an der ein Mensch freigibt, bevor etwas den Betrieb verlässt.
Lieber gleich sprechen? oder anrufen: 07903 943946.
Vor Ort in der Region
Die Web Kreativ Agentur sitzt in Großerlach und betreut Betriebe in Großerlach, Murrhardt, Backnang, Schwäbisch Hall, Stuttgart und Umgebung. Das Erstgespräch findet per Google Meet statt, damit es keinen halben Tag kostet. Alles Weitere gern im Betrieb.
Häufige Fragen
Was Betriebe vorher wissen wollen
Wir haben schon eine Handwerkersoftware. Bringt das dann noch etwas?
Meistens ja. Die üblichen Programme können Angebote und Rechnungen, aber sie holen keine Anfragen aus dem Postfach, fassen nicht selbständig nach und erinnern nicht an Termine. Genau an diesen Nahtstellen setzt Automatisierung an. Was Ihr Programm schon kann, wird nicht doppelt gebaut.
Unsere Leute sind nicht besonders computeraffin. Geht das trotzdem?
Auf der Baustelle bleibt es bei wenigen großen Schaltflächen auf dem Handy: Auftrag wählen, Stunden eintragen, fertig. Alles Weitere passiert im Hintergrund. Wer damit nicht zurechtkommt, hat ein Bedienproblem, und das ist unser Fehler, nicht seiner.
Was kostet das?
Der erste Ablauf beginnt bei 2.500 Euro einmalig, einschließlich Aufnahme, Aufbau, Test und Übergabe. Laufende Betreuung ist möglich, aber keine Bedingung, und es gibt keine Mindestlaufzeit.
Wie lange dauert das, und steht der Betrieb solange still?
Ein Ablauf steht üblicherweise in zwei bis drei Wochen und läuft danach zwei Wochen im Alltag mit, parallel zum bisherigen Weg. Erst wenn er trägt, wird umgestellt. Es gibt keinen Stichtag, an dem alles anders ist.
Arbeiten Sie auch außerhalb von Großerlach?
Der Schwerpunkt liegt im Rems-Murr-Kreis und in Heilbronn-Franken: Murrhardt, Backnang, Schwäbisch Hall, Großraum Stuttgart. Der erste Termin ist ohnehin ein Videogespräch, deshalb ist die Entfernung selten das Problem.
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