Automatisierung für Kfz-Werkstatt und Autohaus, damit keine Bühne leer steht

Eine Kfz-Werkstatt lebt von einer vollen Planung. Die Arbeit an der Bühne kannst du gut steuern. Schwerer wird es davor und danach: Wer ist fällig, wer hat zurückgerufen, wer kommt morgen wirklich? Genau dort setzt die Automatisierung an.

Ein Ablauf liest aus deinem Bestand, welche Fahrzeuge bald zur HU, zur Inspektion oder zum Reifenwechsel müssen. Er schreibt die Halter an, lässt sie einen freien Termin wählen und erinnert am Tag davor. Dein Team am Empfang telefoniert dann mit denen, die wirklich reden wollen.

Ein Autohaus digitalisieren heißt an dieser Stelle etwas anderes als in der Werkstatt, weil der Verkauf dazukommt. Anfragen aus Fahrzeugbörsen, von der Website und per Mail landen oft in verschiedenen Postfächern. Ein Ablauf sammelt sie, ordnet sie einem Verkäufer zu und meldet sich, wenn nach einem Tag noch niemand geantwortet hat. Dieselben Bausteine tragen beides, den Werkstatttermin online und die Fahrzeuganfrage am Sonntagabend.

Jeder dieser Vorgänge folgt einer festen Regel. Und was einer festen Regel folgt, muss kein Mensch erledigen.

Autohäuser arbeiten meist mit einem Dealer-Management-System, kurz DMS, freie Werkstätten mit einer Werkstattsoftware für Aufträge und Rechnungen. Dazu kommen ein Werkstattplaner oder Kalender, die Telefonanlage, ein Postfach für Anfragen und das Google-Unternehmensprofil. Teilebestellung und Diagnose laufen in eigenen Programmen der Hersteller und Großhändler.

Für die Terminstrecke brauche ich zwei Dinge: eine Liste der fälligen Fahrzeuge und Zugriff auf freie Zeiten. Beides geht über eine Schnittstelle oder einen regelmäßigen Export. Ich bin an keinen Hersteller gebunden und verkaufe keine Software. Ob dein System mitspielt, kläre ich vor dem Angebot.

Im Kfz-Bereich lässt sich der Nutzen ungewöhnlich klar beziffern, weil eine leere Bühne einen bekannten Stundensatz hat. Trotzdem ist die folgende Rechnung ein Beispiel und kein Versprechen. Alle Annahmen stehen einzeln darunter, damit du sie gegen deine eigenen Zahlen tauschen kannst.

Angenommen ist eine freie Werkstatt mit vier Bühnen und sechs Leuten, ohne Autohaus-Anteil. Für ein Autohaus mit Verkauf verschiebt sich das Bild, weil dort die Anfragen aus den Börsen schwerer wiegen als die Bühnenauslastung.

Mit diesen Annahmen sieht der Monat so aus. Jede Zeile kannst du an deiner eigenen Planung nachzählen:

Unter diesen Annahmen stehen etwa 450 Euro nicht gefüllte Werkstattzeit und rund zwei Stunden Beratungszeit im Monat im Raum. Verhindert die Erinnerung am Vortag die Hälfte der Ausfälle, sind das rund 225 Euro im Monat, und ein erster Ablauf ab 2.500 Euro hätte sich nach knapp einem Jahr getragen. Fallen bei dir mehr Termine aus, geht es schneller.

Nicht in dieser Rechnung stehen die Inspektionen, an die niemand erinnert hat und die deshalb woanders gemacht werden. Die fehlen in keiner Auswertung, weil niemand mitzählt, was nicht kommt. Ich sage dir im Analysegespräch offen, wenn sich die Rechnung bei deiner Betriebsgröße nicht trägt.

Mit der Erinnerung am Vortag. Sie ist am schnellsten gebaut und ihre Wirkung kannst du nach vier Wochen selbst ablesen. Danach entscheidest du mit echten Zahlen über Serviceerinnerung und Onlinebuchung.

Ein Autohaus fängt meist bei den Fahrzeuganfragen an. Dort kostet eine Stunde Verzug mehr als eine leere Bühne, weil der Interessent parallel bei anderen anfragt.

Am Anfang steht ein Analysegespräch von 15 bis 20 Minuten per Google Meet, kostenlos. Was ich baue, was nicht und was es kostet, bekommst du danach schriftlich.

Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Halteradresse und Telefonnummer sind personenbezogene Daten. Für eine Serviceerinnerung braucht der Ablauf davon wenig: Name, Kontakt, Fahrzeug und Fälligkeit. Mehr bekommt er nicht.

Bei der Erinnerung an eine fällige Leistung trenne ich sauber zwischen Service und Werbung. Angebote für Zubehör oder Aktionen gehen nur an Kunden, die eingewilligt haben. SMS und WhatsApp brauchen je nach Weg eine eigene Zustimmung. n8n läuft auf Wunsch auf einem Server in Deutschland. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, deine Datenschutzstelle sollte mitlesen.

Nicht automatisiert werden Diagnose, Kostenvoranschlag bei unklarem Schaden und jede Freigabe, die Geld kostet. Der Anruf "wir haben noch etwas gefunden" bleibt ein Anruf.

Und grundsätzlich gilt: Jeder Ablauf hat eine Stelle, an der ein Mensch freigibt, bevor etwas den Betrieb verlässt.