Prozessautomatisierung in der Industrie: einmal erfassen, überall richtig

Bei Prozessautomatisierung in der Industrie denken die meisten an Roboter und Steuerungen. Darum geht es hier nicht. Es geht um die Büro- und Informationsarbeit rund um die Fertigung: Anfragen, Bestellungen, Lieferscheine, Bewerbungen, Prüffristen. Diese Arbeit wächst mit jedem Auftrag mit und bindet Leute, die eigentlich anderes tun sollten.

Typisch für mittelständische Betriebe im Maschinenbau, im Metallbau und bei Zulieferern: Das ERP ist gesetzt und funktioniert. Daneben gibt es Excel-Listen, ein Sammelpostfach und Wissen in einzelnen Köpfen. Geschäftsprozesse automatisieren heißt in dieser Lage, die Übergaben zwischen diesen Stellen zu bauen.

Ich arbeite dafür mit n8n, meist auf einem Server, den du oder deine IT betreibt. Jeder Ablauf ist sichtbar, lässt sich anhalten und nachvollziehen. Wo ein Sprachmodell Texte einordnet oder Unterlagen ausliest, bestätigt am Ende ein Mensch.

Jeder dieser Vorgänge folgt einer festen Regel. Und was einer festen Regel folgt, muss kein Mensch erledigen.

Im Mittelstand steht meist ein ERP im Zentrum, dazu eine Office-Umgebung mit gemeinsamem Postfach und Dateiablage, oft ein Dokumentenmanagement und in der Konstruktion ein CAD- oder PDM-System. Bewerbungen laufen über ein Bewerberportal oder einfach per Mail. Und fast überall gibt es Excel-Listen, die mehr wissen als das ERP.

Welche Wege ein ERP bietet, ist sehr unterschiedlich: Schnittstelle, Datenbankzugriff, Import über Dateien oder ein festes Austauschverzeichnis. Ich prüfe das vor dem Angebot, gemeinsam mit deiner IT. Ich bin an keinen Hersteller gebunden. CAD, PDM und Steuerungen fasse ich nicht an.

In der Industrie rechnet sich Automatisierung oft weniger über eingesparte Stunden als über vermiedene Fehler. Trotzdem lohnt es sich, den Teil auszurechnen, der sich ausrechnen lässt. Die folgende Rechnung ist ein Beispiel. Alle Annahmen stehen einzeln darunter, damit du sie durch deine eigenen ersetzen kannst.

Angenommen ist ein Zulieferer mit rund achtzig Beschäftigten, einem gesetzten ERP und einem gemeinsamen Postfach für Anfragen. Die Rechnung betrachtet nur einen einzigen Weg, nämlich den einer Kundenanfrage vom Postfach bis in die Vertriebsliste.

Mit diesen Annahmen sieht der Monat so aus. Jede Zeile lässt sich an deinem eigenen Postfach nachzählen:

Zusammen sind das unter diesen Annahmen rund 495 Euro im Monat, und zwar für einen einzigen Weg im Betrieb. Ein erster Ablauf ab 2.500 Euro hätte sich damit nach etwa fünf bis sechs Monaten getragen. Das ist keine zugesicherte Einsparung, sondern eine Rechnung mit den Zahlen von oben.

Was in dieser Rechnung fehlt, ist der teuerste Teil: die Bewerbung, die zwei Wochen lag, während der Bewerber woanders unterschrieben hat, und die Frist, die niemand gemeldet hat. Diese Kosten stehen in keiner Auswertung. Im Analysegespräch schauen wir gemeinsam, welcher dieser Fälle bei dir am teuersten ist.

Nicht mit dem größten Projekt, sondern mit dem Weg, den eine einzige Information bei dir nimmt. In vielen Betrieben ist das die Kundenanfrage vom Postfach ins ERP. Sie kommt oft genug vor, ist klar geregelt und du merkst schnell, ob der Ablauf trägt.

An den Anfang gehört die Abstimmung mit deiner IT, nicht ans Ende. Welche Server, welche Konten, welche Rechte, welche Verbindungen nach außen: Das wird geklärt, bevor etwas gebaut wird, und steht danach im schriftlichen Angebot. n8n läuft dabei in der Regel auf eurer eigenen Infrastruktur.

Davor steht ein Analysegespräch von 15 bis 20 Minuten per Google Meet. Kostenlos, ohne Vorbereitung. Wenn dabei herauskommt, dass dein ERP den Weg schon selbst kann, sage ich dir das, statt etwas danebenzubauen.

In der Industrie geht es nicht nur um personenbezogene Daten. Zeichnungen, Preise und Kundenlisten sind Geschäftsgeheimnisse. Deshalb läuft n8n bei solchen Abläufen auf einem Server, den du kontrollierst, in deinem Netz oder bei einem Anbieter in Deutschland.

Bewerberdaten behandle ich gesondert: Zugriff nur für die Zuständigen, Löschung nach Abschluss des Verfahrens. Wo ein Sprachmodell eingesetzt wird, lege ich vorher schriftlich fest, welche Daten es sehen darf. Oft reicht eine feste Regel ganz ohne KI.

Kein Zugriff auf Steuerungen, keine Eingriffe in Anlagen, keine automatischen Freigaben mit Kostenfolge. Automatisiert wird die Büro- und Informationsarbeit rundherum. Die Produktion selbst bleibt, wie sie ist.

Und grundsätzlich gilt: Jeder Ablauf hat eine Stelle, an der ein Mensch freigibt, bevor etwas den Betrieb verlässt.