Sie verkaufen Ihre Zeit. Und geben ein Viertel davon ans Büro ab.
Wer nach Stunden abrechnet, merkt jede Stunde Verwaltung doppelt: Sie kostet Zeit und ist nicht abrechenbar. Terminabstimmung, Unterlagen einsammeln, Rechnungen schreiben, offenen Posten hinterhertelefonieren. Nichts davon braucht Ihre Erfahrung.
Kennen Sie das?
Fünf E-Mails hin und her für einen Termin, der in zwei Klicks buchbar wäre.
Der Auftrag steht, aber die Unterlagen fehlen. Erinnert wird per Mail, von Hand, mehrfach.
Am Monatsende ein Abend für Rechnungen, danach Wochen, in denen niemand weiß, was offen ist.
Jeder dieser Vorgänge folgt einer festen Regel. Und was einer festen Regel folgt, muss kein Mensch erledigen.
Konkret
Vorher und nachher
Kein Katalog von Möglichkeiten, sondern die Handgriffe, die in diesen Betrieben tatsächlich anfallen.
Termine ohne Abstimmung
Heute
Terminvorschläge per Mail, Rückfrage, neuer Vorschlag. Für ein Gespräch von dreißig Minuten.
Danach
Der Kunde wählt aus Ihren freien Zeiten. Der Termin steht im Kalender, inklusive Videolink und Erinnerung.
Neue Kunden aufnehmen
Heute
Jeder neue Auftrag beginnt mit derselben Mail, die dieselben Unterlagen anfordert.
Danach
Ein Ablauf fragt die Angaben strukturiert ab, erinnert bei fehlenden Unterlagen und meldet, wenn alles da ist.
Rechnung am Tag des Abschlusses
Heute
Gesammelt wird bis zum Monatsende. Das Geld kommt entsprechend später.
Danach
Aus den erfassten Leistungen entsteht die Rechnung sofort und geht nach Ihrer Freigabe raus.
Offene Posten im Blick
Heute
Zahlungsverzug fällt auf, wenn das Konto knapp wird.
Danach
Nach Ablauf der Frist geht eine sachliche Erinnerung raus. Ohne dass jemand eine Liste durchgeht.
Anfragen sofort beantwortet
Heute
Eine Anfrage am Freitagabend bleibt bis Montag unbeantwortet.
Danach
Eingang bestätigt, Terminlink mitgeschickt, Rückruf vorbereitet. Der Interessent bleibt nicht im Ungewissen.
Beispielrechnung
Rechnet sich das?
Bei Dienstleistern ist die Rechnung besonders unmittelbar, weil jede Verwaltungsstunde eine nicht abgerechnete Stunde ist. Ein Beispiel:
- Vier Stunden Terminabstimmung im Monat, verteilt auf viele kleine Unterbrechungen.
- Ein Abend für Rechnungen, plus die Zeit, offenen Posten hinterherzugehen.
- Anfragen, die verloren gehen, weil zu spät geantwortet wurde.
Setzen Sie Ihren eigenen Stundensatz ein. Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sagen wir das im Erstgespräch statt danach.
Beispielhafte Größenordnungen zur Einordnung, keine zugesicherten Ergebnisse. Was bei Ihnen anfällt, hängt von Ihrem Betrieb ab.
Was wir nicht automatisieren
Nicht automatisiert wird die eigentliche Beratung, die fachliche Beurteilung und jede Kommunikation, in der es unangenehm wird. Eine Mahnung, die persönlich sein muss, schreibt weiterhin ein Mensch.
Und grundsätzlich gilt: Jeder Ablauf hat eine Stelle, an der ein Mensch freigibt, bevor etwas den Betrieb verlässt.
Lieber gleich sprechen? oder anrufen: 07903 943946.
Vor Ort in der Region
Die Web Kreativ Agentur sitzt in Großerlach und betreut Betriebe in Großerlach, Murrhardt, Backnang, Schwäbisch Hall, Stuttgart und Umgebung. Das Erstgespräch findet per Google Meet statt, damit es keinen halben Tag kostet. Alles Weitere gern im Betrieb.
Häufige Fragen
Was Betriebe vorher wissen wollen
Wir arbeiten mit vertraulichen Mandantendaten. Geht das überhaupt?
Dann läuft die Automatisierung auf einem Server, den Sie kontrollieren, und es wird nur verarbeitet, was der Ablauf wirklich braucht. Kein Sprachmodell bekommt Mandantendaten zu sehen, solange das nicht ausdrücklich vereinbart und abgesichert ist. Bei berufsrechtlichen Vorgaben halten wir uns an das, was Ihre Kammer verlangt.
Wirkt das nicht unpersönlich?
Das Gegenteil ist der Fall, wenn es richtig gemacht ist. Unpersönlich ist eine Anfrage, die drei Tage unbeantwortet bleibt. Eine sofortige Bestätigung mit Namen und ein Termin, den der Kunde selbst wählt, sind mehr Aufmerksamkeit, nicht weniger. Die Texte schreiben wir gemeinsam, in Ihrer Sprache.
Was kostet das?
Der erste Ablauf beginnt bei 2.500 Euro einmalig, einschließlich Aufnahme, Aufbau, Test und Übergabe. Betreuung danach ist möglich, ohne Mindestlaufzeit.
Wir sind nur zu zweit. Lohnt sich das überhaupt?
Oft gerade dann, weil es keine Bürokraft gibt, an die sich etwas abgeben ließe. Bei kleinen Teams fangen wir bewusst klein an: ein Ablauf, der eine konkrete Aufgabe abnimmt. Wenn sich das nicht trägt, sagen wir es Ihnen im Erstgespräch.
Arbeiten Sie auch außerhalb der Region?
Der Schwerpunkt liegt zwischen Großerlach, Backnang, Schwäbisch Hall und Stuttgart. Da die Zusammenarbeit ohnehin überwiegend digital läuft, sind Projekte außerhalb möglich.
Anderer Betrieb?
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