Mein Schwerpunkt ist Automatisierung und Programmierung. Jede Anfrage an einer Stelle, jedes Angebot wird nachgefasst, der Kunde unterschreibt online. Ich richte dein Vertriebssystem so ein, dass es ohne Zutun weiterläuft.
In kleinen Betrieben geht selten ein Auftrag verloren, weil die Arbeit schlecht war. Er geht verloren, weil zwischen Anfrage, Angebot und Zusage niemand den Überblick hat. Dafür ist ein CRM für kleine Unternehmen da: eine Liste, die weiß, wer gerade wo steht und was als Nächstes zu tun ist.
Eine kommt per Mail, eine per Telefon, eine übers Formular, die vierte als WhatsApp aufs private Handy. Wer welche beantwortet hat, steht nirgends. Am Freitag weiß keiner mehr, ob der Rückruf wegen des Badumbaus schon raus ist.
Das Angebot ist raus, dann passiert nichts. Die Baustelle geht eben vor. Der Kunde vergleicht in der Zeit mehrere Angebote und entscheidet sich oft für den, der sich zuerst wieder meldet.
Positionen aus dem Angebot werden für die Rechnung ein zweites Mal geschrieben. Wer das abends nach Feierabend macht, vertippt sich irgendwann. Und die Mahnung bleibt liegen, weil niemand die offenen Posten im Blick hat.
Vertriebsautomatisierung klingt nach Konzern. Im kleinen Betrieb heißt sie: Die Routinearbeit zwischen Anfrage und Auftrag erledigt das System, du führst die Gespräche. Diese Bausteine richte ich ein, einzeln oder zusammen, bis hin zur Rechnung.
Formular, Mail, Telefonnotiz und WhatsApp landen als Eintrag im CRM, mit Quelle, Datum und dem, was der Kunde geschrieben hat. Doppelte Kontakte erkennt das System an Mailadresse oder Telefonnummer.
Drei Fragen im Formular, etwa Ort, Umfang und Zeitraum, entscheiden, ob ein Rückruf folgt oder eine freundliche Absage mit Empfehlung. Du telefonierst nur noch mit Anfragen, die zu dir passen.
Nach drei, sieben und vierzehn Tagen eine kurze Nachricht in deinem Namen. Antwortet der Kunde, stoppt die Strecke und du bekommst eine Aufgabe im CRM.
Der Kunde bekommt einen Link, liest das Angebot am Handy und unterschreibt dort. Das Dokument landet automatisch beim Vorgang, der Status springt auf Auftrag.
Rechnung aus dem Angebot, im Format, das Unternehmen seit 2025 empfangen können müssen. Die Pflicht zum Versand folgt schrittweise ab 2027. Ist eine Rechnung überfällig, geht eine Erinnerung mit Frist raus.
Rechnungen und Belege liegen geordnet an einer Stelle, dein Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang. Das Zusammensuchen am Monatsende fällt weg.
Nicht jede Anfrage wird ein Auftrag. Eine Anfrage von außerhalb deines Einzugsgebiets kostet dich einen Rückruf und ein Angebot, das nie angenommen wird. Drei Fragen im Formular sortieren vor, bevor du Zeit investierst. Die Fragen passe ich an dein Gewerk an. Hier ein Beispiel für einen Fliesenleger.
Postleitzahl statt Freitext. Liegt der Ort außerhalb deines Gebiets, bekommt der Kunde sofort eine ehrliche Antwort statt Funkstille.
Wenige Auswahlfelder, etwa einzelne Reparatur, ein Raum oder ganzes Bad. So siehst du vor dem Rückruf, ob der Auftrag in deinen Kalender passt und wie viel Zeit du einplanen musst.
Diesen Monat, in den nächsten drei Monaten oder später. Wer jetzt Hilfe braucht, steht oben auf der Liste. Wer erst Preise sammelt, bekommt vorab Informationen per Mail.
Passt alles, legt das System eine Rückruf-Aufgabe mit allen Angaben an. Passt es nicht, geht eine freundliche Absage raus, gern mit Empfehlung an einen Kollegen. Auf Wunsch fasst eine KI längere Anfragen vorher kurz zusammen.
Lead Scoring klingt nach Vertriebsabteilung im Konzern, ist aber nur eine Punktzahl je Anfrage. Das System vergibt Punkte für Merkmale, die du vorher festlegst, und sortiert deine Liste danach. Die Werte im Beispiel sind angenommen. Welche Merkmale bei dir zählen, legen wir im Analysegespräch fest.
Die Merkmale kommen aus den Formularfeldern, die Punktzahl steht danach am Vorgang im CRM. Ein angenommenes Raster für einen Sanitärbetrieb:
Ab einer Schwelle, etwa sieben Punkten, legt das System eine Rückruf-Aufgabe für denselben Tag an. Darunter geht eine Mail mit Informationen raus und die Anfrage bleibt auf Wiedervorlage. Unter der unteren Grenze folgt eine freundliche Absage, gern mit Empfehlung an einen Kollegen.
Wer jede Anfrage gleich behandelt, verteilt seine Zeit nach Eingangsdatum statt nach Aussicht. Mit einer Punktzahl rufst du morgens die drei an, bei denen ein Auftrag wahrscheinlich ist, und die übrigen bekommen trotzdem eine Antwort.
Nach etwa zwei Monaten schaust du nach, welche Punktzahlen zu Aufträgen geführt haben. Passt die Verteilung nicht, ändern wir die Gewichte. Das ist Handarbeit, aber nur einmal im Quartal und in einer halben Stunde erledigt.
Beispiel einer Nachfass-Strecke mit drei Stufen. Auslöser ist der Versand des Angebots aus dem CRM. Nach drei Tagen fragt eine kurze Mail, ob alles verständlich ist. Nach sieben Tagen bietet die zweite Nachricht ein kurzes Telefonat an. Nach vierzehn Tagen kommt eine letzte, freundliche Nachricht, und du bekommst eine Wiedervorlage. Antwortet der Kunde dazwischen oder unterschreibt er, stoppt die Strecke sofort. Ein Hinweis aus der Praxis: Schreib ins Angebot, bis wann es gilt. Ohne diese Zeile gilt es nur für eine angemessene Zeit, und was angemessen ist, klärt sich im Streitfall spät. Mit Frist hat die zweite Nachricht außerdem einen sachlichen Anlass.
Wer nach einer digitalen Unterschrift sucht, hat oft gerade ein PDF vor sich. Im Vertrieb geht es um etwas anderes: Der Kunde soll dein Angebot annehmen können, ohne es auszudrucken, zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzuschicken. Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit, es doch liegen zu lassen.
Die EU-Verordnung eIDAS kennt drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur ist zum Beispiel ein Klick auf "Angebot annehmen" oder ein eingefügter Namenszug. Die fortgeschrittene Signatur ist eindeutig einer Person zugeordnet und zeigt, ob das Dokument danach verändert wurde. Die qualifizierte Signatur braucht zusätzlich ein Zertifikat eines zugelassenen Vertrauensdiensteanbieters samt Identitätsprüfung. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
Der Unterschied zeigt sich, wenn jemand die Unterschrift bestreitet. Bei der qualifizierten Signatur gilt nach der Zivilprozessordnung ein Anscheinsbeweis, sie ist also schwer abzustreiten. Bei der einfachen und der fortgeschrittenen musst du selbst belegen, wer da geklickt hat. Deshalb speichert das System zu jeder Annahme Zeitpunkt, Mailadresse, IP-Adresse und das Dokument im Zustand der Unterschrift. Das ist in der Praxis meist genug, weil Angebote selten bestritten werden.
Für Angebote und Aufträge im Handwerk schreibt das Gesetz meist keine bestimmte Form vor. Üblich sind deshalb die einfache oder die fortgeschrittene Signatur, weil der Kunde sie in einer Minute am Handy erledigt. Die qualifizierte Signatur brauchst du nur dort, wo das Gesetz Schriftform verlangt, etwa bei einer Kündigung, einem befristeten Arbeitsvertrag oder einer Bürgschaft. Das ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung. Wenn du unsicher bist, frag deine Kanzlei oder deine Handwerkskammer.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, wenn es mit anderen Unternehmen im Inland abrechnet. Empfangen heißt erst einmal wenig: Ein Postfach, das strukturierte Rechnungen annimmt, reicht, und dafür genügt eine E-Mail-Adresse. Das ist der Teil, den viele Betriebe schon erfüllen, ohne es zu wissen.
Beim Versand gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 darfst du weiter Papier oder ein einfaches PDF schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr strukturiert abrechnen, ab 2028 alle anderen auch. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz müssen keine E-Rechnung ausstellen, empfangen können müssen sie trotzdem.
Zu den Formaten: XRechnung ist ein reiner Datensatz, den ein Mensch ohne Programm kaum lesen kann. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit denselben Daten im Inneren, der Kunde sieht sie also weiter wie gewohnt. Beide folgen der europäischen Norm EN 16931. Für Handwerk und Dienstleistung ist ZUGFeRD meist die bequemere Wahl. Aufbewahren musst du die Rechnung acht Jahre, und zwar im Original als Datei, nicht als Ausdruck. Welches Format dein System schreibt und ob dein Steuerberater es einlesen kann, prüfe ich vor der Einrichtung.
Offene Rechnungen bleiben in kleinen Betrieben liegen, weil Mahnen unangenehm ist und weil niemand die Fristen im Kopf hat. Ein System, das den ersten Schritt von selbst macht, nimmt genau diese Hemmung raus. Du entscheidest weiter, bei wem du lieber anrufst.
So richte ich es meistens ein: Drei Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist geht eine freundliche Zahlungserinnerung raus. Bleibt sie unbeantwortet, folgt nach sieben Tagen die erste Mahnung mit neuer Frist, danach eine zweite mit dem Hinweis auf weitere Schritte. Jede Stufe kannst du freigeben, bevor sie rausgeht, und einzelne Kunden nimmst du mit einem Klick aus der Strecke.
Zur Rechtslage in Kürze: Nennst du in der Rechnung kein Zahlungsziel, kommt dein Kunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Eine Mahnung ist für den Verzug nicht zwingend nötig, sie hilft aber beim Nachweis. Ab Verzug darfst du Zinsen verlangen, fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern und neun gegenüber Unternehmen, dazu im Geschäftsverkehr eine Pauschale von 40 Euro. Das ist ein Überblick und keine Rechtsberatung.
Die meisten CRM-Programme sind für Vertriebsteams im Büro gebaut. Im Handwerk steht der Chef tagsüber auf der Baustelle und sitzt abends am Schreibtisch. Daran messe ich jedes System, bevor ich es dir empfehle.
Kunde anrufen, Notiz schreiben, Foto anhängen, Wiedervorlage setzen. Alles zwischen zwei Terminen, ohne Laptop.
Die Bilder vom Schaden und die Maße gehören zum Kunden, nicht in die Galerie deines Handys. Wer das Angebot schreibt, findet sie dort.
Du setzt ein Datum, das System erinnert dich. Offene Angebote ohne Wiedervorlage fallen auf, bevor sie vergessen sind.
Aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung. Niemand tippt Positionen doppelt, der Stand jedes Auftrags ist auf einen Blick klar.
Der Monteur sieht seine Aufträge, das Büro alle Kunden, der Steuerberater nur die Belege.
Export jederzeit, Server in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wechselst du später das Programm, nimmst du alles mit.
Die ehrliche Antwort zuerst: Für die meisten kleinen Unternehmen reicht ein vorhandenes CRM. Eine eigene Lösung lohnt sich erst, wenn dein Ablauf in kein Standardprogramm passt oder die Abo-Kosten mit jedem Mitarbeiter weiter steigen.
Schnell eingerichtet, erprobt, mit App fürs Handy. Du zahlst meist monatlich pro Nutzer. Ich wähle es mit dir nach deinem Ablauf aus und richte Stufen, Felder und Automatisierungen ein.
Eine schlanke Web-App, die genau deine Stufen abbildet, etwa mit Aufmaß, Materialliste oder Kundenportal. Sie läuft auf deinem Server, ohne Abo pro Nutzer. Dafür dauert der Aufbau länger.
Dein Vertrieb läuft weiter, während ich umstelle.
Eine CRM-Einführung scheitert selten an der Software. Sie scheitert, wenn alle an einem Montag umsteigen sollen und am Mittwoch wieder die alte Tabelle offen ist. Deshalb stelle ich in Etappen um.
Zuerst übernehme ich deine Kunden, Kontakte und offenen Angebote aus Tabellen, Mailprogramm oder dem alten Programm. Dann läuft das neue System für neue Anfragen eine Zeit lang mit. Erst wenn das sitzt, schalte ich Nachfass-Strecke, Unterschrift und Rechnung dazu.
Ob sich das rechnet, kannst du selbst überschlagen. Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Du schreibst 12 Angebote im Monat, im Schnitt über 3.000 Euro, und nimmst an, dass jedes zehnte nur deshalb nicht zum Auftrag wird, weil sich niemand mehr gemeldet hat. Das wäre gut ein Angebot im Monat. Setz deine eigenen Zahlen ein, deine Angebotszahl, deinen Schnitt und deine Quote. Erfundene Einsparquoten bekommst du von mir nicht.
Den Preis nenne ich dir nach dem Analysegespräch als Festpreis, schriftlich und bevor etwas beginnt. Er hängt davon ab, wie viele Daten umziehen, welche Kanäle angebunden werden und ob die Rechnung dazugehört. Bei einem Standard-CRM kommen die monatlichen Kosten des Anbieters dazu, die siehst du vorab.
Festpreis nach dem Analysegespräch
Abhängig von Datenmenge und Anbindungen.
Wir schauen gemeinsam auf deinen Ablauf und klären in 15 bis 20 Minuten online, ob eine Zusammenarbeit Sinn ergibt. Kostenlos, ohne Vorbereitung.
Du bekommst schriftlich, was ich baue, was nicht und was es kostet. Dann setze ich um und teste mit deinen echten Fällen.
Das System läuft, du bekommst eine kurze Einweisung per Video. Wenn etwas hakt, bin ich dein Ansprechpartner.
Ich berate nicht nur zu CRM-Systemen, ich habe selbst eines gebaut. OMNIFIN CRM läuft auf dem eigenen Server, ohne Abo-Abhängigkeit. Was ich dabei gelernt habe, fließt in jede Einrichtung ein, auch wenn du am Ende ein anderes Programm nimmst.
Anfragen wandern als Karten durch die Stufen, mit Power-Dialer und Wiedervorlage.
Angebote mit elektronischer Unterschrift, daraus Rechnungen mit Mahnwesen.
Anfragen werden nach festen Kriterien eingeordnet, bevor ich sie lese. Dasselbe Prinzip richte ich für deinen Betrieb ein.
Eingehende Mails werden gelesen, sortiert und dem passenden Vorgang zugeordnet. So bleibt keine Anfrage im Postfach hängen.
Ich sitze in Großerlach zwischen Backnang und Schwäbisch Hall. Die Zusammenarbeit läuft online: Analysegespräch, Abstimmung und Einweisung per Google Meet. So bekommst du dieselbe Betreuung, egal ob dein Betrieb im Nachbarort oder in Stuttgart liegt.
Handwerk und Dienstleister in Backnang und den Orten ringsum.
Betriebe in Schwäbisch Hall und im Landkreis.
Murrhardt, Waiblingen und die übrigen Orte im Kreis.
Kleine Unternehmen in Stuttgart und der Region.
Vier kurze Fragen, dann weiß ich, worum es geht. Ich melde mich persönlich, und wir klären im Analysegespräch online per Google Meet, was sich bei dir lohnt.
Eines, das du auf dem Handy bedienen kannst, das Angebote mit Wiedervorlage führt und Erinnerungen von selbst verschickt. Für die meisten kleinen Unternehmen reicht ein vorhandenes Standard-CRM. Ich wähle es mit dir nach deinem Ablauf aus, nicht nach der längsten Funktionsliste. Passt dein Ablauf in kein Programm, richte ich mein eigenes CRM OMNIFIN ein oder baue eine schlanke Web-App.
Für die meisten Angebote und Aufträge ja. Die eIDAS-Verordnung kennt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen. Für Angebote im Handwerk sind die einfache oder die fortgeschrittene üblich. Die qualifizierte ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und nur nötig, wo das Gesetz Schriftform verlangt. Das ist keine Rechtsberatung. Im Zweifel fragst du deine Kanzlei oder die Handwerkskammer.
Ich übernehme Kunden, Kontakte und offene Angebote aus Tabellen, dem Mailprogramm oder dem alten Programm. Doppelte Einträge führe ich dabei zusammen. Die Umstellung läuft in Etappen, dein Vertrieb arbeitet währenddessen weiter. Deine Daten liegen auf Servern in der EU, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und du kannst sie jederzeit exportieren. Wechselst du später, nimmst du alles mit.
Lead-Qualifizierung heißt: Bevor du Zeit in eine Anfrage steckst, prüft das System, ob sie zu dir passt. Im Formular stehen dafür wenige gezielte Fragen, etwa Ort, Umfang und Zeitraum. Passt alles, bekommst du eine Rückruf-Aufgabe mit allen Angaben. Passt es nicht, geht eine freundliche Absage raus, gern mit Empfehlung. So telefonierst du nur mit Anfragen, die zu deinem Betrieb passen.
Nach dem Versand des Angebots startet eine Nachfass-Strecke, zum Beispiel mit drei Stufen: nach drei Tagen eine kurze Rückfrage, nach sieben Tagen das Angebot eines Telefonats, nach vierzehn Tagen eine letzte Nachricht und eine Wiedervorlage für dich. Die Nachrichten gehen in deinem Namen raus. Antwortet der Kunde oder unterschreibt er, stoppt die Strecke von selbst.
Ja. Aus dem angenommenen Angebot wird die Rechnung, mit fortlaufender Nummer und E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 2025, die Pflicht zum Versand folgt schrittweise ab 2027. Ist eine Rechnung überfällig, geht eine Erinnerung mit Frist raus. Belege liegen für deinen Steuerberater geordnet an einer Stelle.
Nennst du in der Rechnung kein Zahlungsziel, kommt dein Kunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung darauf hingewiesen hast. Eine Mahnung ist dafür nicht zwingend nötig, hilft aber beim Nachweis. Ab Verzug darfst du Zinsen verlangen, fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern und neun gegenüber Unternehmen, dazu im Geschäftsverkehr eine Pauschale von 40 Euro. Das ist ein Überblick, keine Rechtsberatung.
Den Preis nenne ich dir nach dem kostenlosen Analysegespräch als Festpreis, schriftlich und bevor etwas beginnt. Er hängt davon ab, wie viele Daten umziehen, welche Kanäle wie Formular, Mail oder WhatsApp angebunden werden und ob Unterschrift und Rechnung dazugehören. Bei einem Standard-CRM kommen die monatlichen Kosten des Anbieters hinzu. Die siehst du vorab.