Protokolle mit KI zusammenfassen: der Ablauf im Detail
Von der Aufnahme zum brauchbaren Protokoll: welche Schritte nötig sind, was ein Modell gut kann, wo es zuverlässig danebenliegt und was rechtlich zu klären ist.
Fachbeiträge
Wissen für Handwerk und kleine Betriebe
Was ich aus Projekten zu Automatisierung, KI, CRM, Websites und Local SEO gelernt habe. Ohne Marketing-Sprech.
Dokumente automatisch ablegen und wiederfinden
Wie ein Ablauf Anhänge erkennt, benennt und am richtigen Ort ablegt, und warum die Benennung wichtiger ist als jede Ordnerstruktur.
Make oder n8n: welches Werkzeug wofür
Zwei Werkzeuge für dieselbe Aufgabe, mit einem entscheidenden Unterschied. Wann welches passt, wie die Abrechnung funktioniert und warum die Frage seltener wichtig ist, als man denkt.
n8n für Betriebe: was das Werkzeug leistet und was es kostet
Was n8n ist, wofür es sich in kleinen Betrieben eignet, was der Betrieb tatsächlich kostet und wo die Grenzen liegen, ohne Marketingversprechen.
Angebote automatisch nachfassen, ohne aufdringlich zu werden
Die Hälfte aller Angebote wird nie nachgefasst. Wann der richtige Zeitpunkt ist, wie viele Kontakte vertretbar sind und wo die rechtliche Grenze verläuft.
Papierloses Büro im Betrieb: was sich lohnt, was nicht
Papierlos ist kein Selbstzweck. Wo der Umstieg wirklich Zeit spart, wo Papier überlegen bleibt, und was die Aufbewahrungspflichten verlangen.
Digitale Baustellendokumentation: Fotos, Stunden, Material
Warum Fotos auf privaten Telefonen ein Problem sind, welche drei Dinge dokumentiert werden müssen und wie eine Dokumentation aussieht, die im Streitfall trägt.
Auftragsverwaltung: vom Zettel im Auto zur Liste
Wo Aufträge im Betrieb tatsächlich liegen, warum der Zettel so hartnäckig ist und welche fünf Zustände eine brauchbare Auftragsliste abbilden muss.
Der Digitalisierungsfahrplan: zwölf Monate, vier Schritte
Kein Rundumschlag, sondern eine Reihenfolge: was in den ersten drei Monaten passiert, was danach, und woran Sie nach einem Jahr merken, ob es funktioniert hat.
Digitale Urlaubs- und Schichtplanung im Handwerk
Vom Kalender an der Wand zur Planung, die alle sehen. Was eine Lösung können muss, wo die rechtlichen Grenzen liegen und warum die Einführung an der Urlaubsplanung leichter gelingt.
Datensicherung: der Plan, den niemand hat, bis er ihn braucht
Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist keine Sicherung. Die 3-2-1-Regel, was sie gegen Verschlüsselungstrojaner nicht leistet, und ein Rückspieltest in dreißig Minuten.
Cloud oder eigener Server: die Entscheidung für kleine Betriebe
Wo Daten liegen sollen, ist keine Glaubensfrage, sondern eine Rechnung mit fünf Kriterien. Was für welche Seite spricht, und der dritte Weg, den die meisten kleinen Betriebe am Ende wählen.
Was ein Betrieb mit acht Leuten monatlich an Bürozeit verliert
Eine Rechnung mit offengelegten Annahmen: wie viele Stunden im Monat in einem kleinen Betrieb für vermeidbare Bürotätigkeit draufgehen, und welche vier Posten den größten Teil ausmachen.
Schnittstellen verstehen, ohne Informatiker zu sein
Was eine Schnittstelle ist, welche Arten es gibt, warum manche Verbindung teuer und andere in einer Stunde erledigt ist, und die fünf Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.
Kontaktformular, das ausgefüllt wird
Warum vier Felder das Maximum sind, was um das Formular herum zählt, welcher Satz in der Bestätigung stehen muss und welcher Schutz zumutbar ist.
Strukturierte Daten: wofür sie gut sind
Welche drei Typen für Betriebe zählen, was Auszeichnung leistet und was nicht, die Regel, die man nicht brechen darf, und warum es keine Sterne mehr gibt.
Datenschutz bei KI-Werkzeugen: drei Fragen, die zählen
Wo werden die Daten verarbeitet, was geben Sie hinein, wird damit trainiert: die drei Fragen vor jedem KI-Einsatz, dazu was dokumentiert sein muss.
Mitarbeitende mitnehmen: Einführung ohne Widerstand
Widerstand gegen neue Software ist selten Sturheit. Meist ist es eine begründete Sorge, die niemand angesprochen hat. Was hilft, was nicht, und die vier Wochen, die entscheiden.
Largest Contentful Paint verbessern: die häufigsten Ursachen
Was LCP genau misst, welche drei Ursachen bei Betriebswebsites den Großteil ausmachen, der häufigste selbst verursachte Fehler und wie richtig gemessen wird.
Was Automatisierung kostet: eine Rechnung zum Nachrechnen
Was den Preis eines Ablaufs bestimmt, was einmalig und was laufend anfällt, und die Formel, mit der Sie selbst ausrechnen, ob es sich trägt.
Warum Digitalisierungsvorhaben scheitern: fünf Muster
Nicht die Technik ist das Problem. Fünf Muster, die wir immer wieder sehen, jedes davon erkennbar, bevor Geld geflossen ist, und fünf Fragen zur Prüfung.
Cookie-Banner: wann Pflicht, wann überflüssig
Wann eine Website einen Banner braucht, wie er aussehen muss, welche fünf Fehler am häufigsten passieren, und wie man ganz ohne auskommt.
Eine Seite je Ort: wann das hilft und wann es schadet
Was eine Ortsseite von einer Textvariante unterscheidet, welche sechs Bausteine sie trägt, welche Orte zuerst drankommen und wie lange es dauert.
E-Mail-Automatisierung: vom Postfach zur Vorgangsliste
Was am Eingang und am Ausgang automatisiert werden kann, wo die rechtliche Grenze zwischen Abwicklung und Werbung verläuft und warum Nachrichten im Spam landen.
Bewerbungsprozess verbessern: jeder Klick kostet Bewerber
Wo der Weg vom Interesse zur Bewerbung abreißt, warum vier Felder reichen, was in den ersten 48 Stunden passieren muss und wie eine Absage aussieht.
Förderung für Digitalisierung: wo man wirklich nachschaut
Die Regel, an der die meisten Anträge scheitern, vier verlässliche Anlaufstellen, welche Arten von Förderung es gibt, und warum Sie ohne Förderung rechnen sollten.
Website-Relaunch: die Checkliste, die Rankings rettet
Warum Weiterleitungen über Erfolg oder Verlust entscheiden, was vor dem Umbau gesichert gehört, was am Umstellungstag zu prüfen ist und welche Fehler am häufigsten passieren.
Google Maps: warum Sie nicht im Kartenausschnitt auftauchen
Drei Fehler halten regionale Betriebe aus den drei sichtbaren Einträgen: falsche Kategorie, zu wenige aktuelle Bewertungen, falsch gemessene Rangplätze.
CRM für Handwerker: brauche ich eins, und welches?
Ab wann sich ein CRM lohnt, worin es sich von der Handwerkersoftware unterscheidet, woran Einführungen scheitern und was beim Datenschutz zu klären ist.
Employer Branding: der Leitfaden für Betriebe unter 100 Leuten
Drei Stufen, zwölf Monate, drei Kanäle: wie Arbeitgebermarke ohne Personalabteilung entsteht, und warum die Bestandsaufnahme bei den eigenen Leuten beginnt.
ERP-Wechsel: die vier Fragen davor
Wann ein Wechsel berechtigt ist, wann eine Verbindung reicht, was ein Wechsel tatsächlich kostet und welche Fehler am teuersten werden.
Was eine Website wirklich kostet
Drei Größenordnungen mit Zahlen, was den Preis bestimmt, welche laufenden Kosten in Angeboten fehlen und fünf Fragen, die vor jeder Beauftragung geklärt sein sollten.
Bewertungen automatisch anfragen, ohne gegen Recht zu verstoßen
Warum Menge wichtiger ist als Einzelfälle, wo die rechtliche Grenze verläuft, wie der Ablauf aussieht und was in der Nachricht stehen sollte.
GEO für regionale Betriebe: lohnt sich das schon?
Wo KI-Sichtbarkeit für Handwerk und Industrie tatsächlich wirkt, welche fünf Maßnahmen reichen, was nicht hilft, und warum derselbe Aufbau auch klassisch wirkt.
Chatbot auf der Website: wann er hilft und wann er stört
Drei Bedingungen entscheiden, ob sich ein Chatbot lohnt. Dazu: woher er seine Antworten nehmen muss, was rechtlich gilt und welche Fehler Besucher vertreiben.
Fachkräftemangel im Handwerk: Zahlen und was daraus folgt
Woher der Mangel kommt, was eine unbesetzte Stelle im Monat kostet, warum Halten billiger ist als Suchen und was sich kurzfristig ändern lässt.
Doppelte Datenerfassung: die teuerste Gewohnheit im Betrieb
Wo im Betrieb doppelt getippt wird, warum die Fehler teurer sind als die Zeit, und die eine Regel, die das Problem auflöst.
Core Web Vitals: die drei Werte und was sie bedeuten
LCP, INP und CLS in normaler Sprache erklärt: was jeder Wert misst, welche Schwellen gelten, woran es bei Betriebswebsites liegt und was zuerst zu tun ist.
Local SEO: was für regionale Betriebe wirklich zählt
Relevanz, Entfernung, Bekanntheit: welche drei Faktoren über die lokale Sichtbarkeit entscheiden, was Sie beeinflussen können und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen.
llms.txt: wozu die Datei da ist
Was eine llms.txt enthält, was sie nicht kann, wie eine sinnvolle für einen Betrieb aussieht, und die getrennte Frage, ob KI-Crawler überhaupt lesen dürfen.
KI im Handwerk: acht Anwendungen aus echten Projekten
Anrufe erfassen, Berichte diktieren, Anfragen einordnen, Fotos auffindbar machen: acht Anwendungen, die bei Betrieben laufen, und wo bei jeder die Grenze liegt.
Karriereseite gestalten: was darauf gehört
Vier Fragen entscheiden über jede Karriereseite. Dazu: der Aufbau von oben nach unten, warum das Formular alles entscheidet und welche Fotos wirken.
Rechnung schreiben im Handwerk: der Weg ohne Doppelarbeit
Pflichtangaben, die Steuerermäßigung für Privatkunden, die Umstellung auf elektronische Rechnungen, und die Frage, wo der eigentliche Zeitgewinn liegt.
Impressum: die Pflichtangaben, vollständig erklärt
Was nach dem Digitale-Dienste-Gesetz ins Impressum gehört, was Handwerksbetriebe zusätzlich brauchen, wie es erreichbar sein muss und welche Fehler abgemahnt werden.
Google-Bewertungen löschen lassen: was wirklich geht
Wann Google eine Bewertung entfernt, wann nicht, wie die Meldung abläuft und warum eine gute Antwort oft mehr bringt als die Löschung.
KI-Suchmaschinen: wie Menschen jetzt suchen
Was sich durch AI Overviews, ChatGPT und Perplexity tatsächlich ändert, welche Suchen betroffen sind, was Zero-Click für Betriebe bedeutet und was jetzt zu tun ist.
Prozesse automatisieren: die fünf Abläufe, die sich immer lohnen
Anfragen sammeln, Angebote vorbereiten, nachfassen, Termine bestätigen, Bewertungen erbitten: die fünf Abläufe, mit denen Betriebe anfangen, und woran man erkennt, ob sie sich lohnen.
Stellenanzeige schreiben: Aufbau, der Bewerbungen bringt
Warum die Anforderungsliste an fünfter Stelle gehört, was die Gehaltsangabe bewirkt und welche drei rechtlichen Punkte im Streitfall teuer werden.
Zeiterfassung im Handwerk: was die App können muss
Arbeitszeit oder Auftragszeit, zwei Zwecke, die nicht dasselbe sind. Dazu: was rechtlich gilt, woran Einführungen scheitern und was die Umstellung tatsächlich bringt.
Barrierefreie Website: was das BFSG verlangt und für wen
Seit Juni 2025 gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Wer betroffen ist, welche Ausnahme für Kleinstunternehmen greift, was die Norm verlangt und womit man anfängt.
Google-Unternehmensprofil erstellen: die vollständige Anleitung
Vom Anlegen über die Bestätigung bis zur Pflege: der vollständige Weg zum Unternehmensprofil, mit den Fehlern, die Profile regelmäßig ausbremsen.
KI-Suche: wie man in AI Overviews und ChatGPT zitiert wird
Antwortmaschinen zitieren Abschnitte, nicht Seiten. Wie die Auswahl zustande kommt, wie ein Text aufgebaut sein muss und warum eigene Zahlen der stärkste Hebel sind.
KI-Telefonassistent für Betriebe: was er kann und was nicht
Ein KI-Telefonassistent fängt die Anrufe auf, die sonst auf dem Band landen. Was er zuverlässig kann, wo die Grenze verläuft, was rechtlich gilt und ab wann er sich rechnet.
Mitarbeiter finden im Handwerk: was tatsächlich wirkt
Der Engpass liegt selten bei der Zahl der Bewerbungen, sondern bei dem, was danach passiert. Der Weg von der Anzeige bis zur Zusage, mit den Stellen, an denen es abreißt.
Handwerkersoftware: brauchen Sie wirklich eine neue?
Bevor Sie einen Dreijahresvertrag unterschreiben: Liegt Ihr Problem im Programm oder zwischen den Programmen? Diese Frage entscheidet über einen fünfstelligen Unterschied.
KI für kleine Unternehmen: was heute wirklich trägt
Was KI heute zuverlässig kann, was nicht, und warum viele Aufgaben gar keine KI brauchen, sondern eine feste Regel. Mit einem Ablauf vom Erstkontakt bis zur bezahlten Rechnung.
Prozessautomatisierung im Mittelstand, ohne neues ERP
Die teuersten Lücken liegen zwischen den Systemen, nicht in ihnen. Warum ein ERP-Wechsel selten der erste Schritt ist, wo der schnellste Gewinn liegt und was ein verbindender Ablauf kostet.
Werkstatttermine online buchen lassen: was das im Alltag ändert
Leerlauf an der Hebühne entsteht selten durch Auftragsmangel. Wie erinnern, buchen lassen und am Vortag erinnern die Lücken schließt, was rechtlich gilt und was die Terminstrecke kostet.
Digitalisierung im Handwerk: Womit anfangen, wenn die Zeit fehlt
Digitalisierung im Handwerk beginnt nicht mit einer Software, sondern mit einem einzelnen Ablauf. Welcher Handgriff den größten Hebel hat, was er kostet, und warum eine zweite Handwerkersoftware meist nicht nötig ist.