Prozessautomatisierung für den Mittelstand

In einem Betrieb mit 30 oder 150 Leuten ist die Software meistens da. Es gibt ein ERP oder eine Warenwirtschaft, ein CRM oder zumindest eine Kundenliste, Outlook, den DATEV-Export und viele Excel-Dateien. Die Zeit geht in den Lücken dazwischen verloren. Eine Bestellung kommt als PDF und wird von Hand ins ERP getippt. Ein Liefertermin verschiebt sich, und der Kunde erfährt es erst, wenn er anruft.

Genau diese Lücken schließe ich. Ein Ablauf liest die Bestellung aus, legt den Auftrag als Entwurf an und legt ihn deinem Innendienst zur Prüfung vor. Deine Leute tippen nicht mehr ab, sie prüfen und geben frei. Wir fangen mit dem Ablauf an, der am meisten Zeit kostet, und nehmen uns danach den nächsten vor.

Die ehrliche Antwort hängt an deinem System. Viele ERP- und Warenwirtschaftsprogramme bieten eine Schnittstelle, einen Import über Dateien oder zumindest einen Export, den ein Ablauf lesen kann. Dann lässt sich die Lücke schließen. Gibt es nichts davon, sage ich dir das im Analysegespräch und baue keinen Umweg, der beim nächsten Update bricht.

Anbinden kann ich unter anderem Microsoft 365 und Outlook, Google Kalender und Tabellen, lexoffice, sevDesk, den DATEV-Export, HubSpot, Pipedrive und OMNIFIN CRM, dazu Programme über Webhooks und REST-Schnittstellen.

Ich ersetze dein ERP nicht und führe kein neues ein. Ich verbinde, was schon da ist.

Ein Mittelständler braucht Abläufe, die nicht an einer Person hängen. Deshalb laufen Server, Konten und die Schlüssel für die angebundenen Programme auf deinen Namen, nicht auf meinen. Jeden Ablauf bekommst du als Datei, die sich auf einem anderen Server wieder einlesen lässt, dazu eine Beschreibung mit Auslöser, Schritten und dem Verhalten im Fehlerfall. Die Übergabe erkläre ich per Video, und das Video bleibt bei dir. Ein anderer Entwickler kann damit dort weitermachen, wo ich aufgehört habe.

Fällt ein Schritt aus, weil eine Schnittstelle hakt oder ein Zugang abläuft, meldet sich der Ablauf per Mail, mit dem Vorgang und der Stelle, an der es hing. Kein Ablauf ist der einzige Weg in deinen Betrieb. Mail, Telefon und die Eingabe von Hand funktionieren weiter, auch wenn ein Dienst steht. Änderungen teste ich vorher auf einer Kopie.

Kundendaten, Preise und Aufträge sind personenbezogene oder vertrauliche Daten, auch wenn sie durch einen Ablauf laufen. Deshalb klären wir vor dem Aufbau, welche Daten ein Ablauf wirklich braucht, wo sie gespeichert werden und wer darauf zugreift. Das Ergebnis bekommst du als Liste aller beteiligten Dienste, für deine Unterlagen und deinen Datenschutzbeauftragten.

Bei sensiblen Daten kann n8n auf einem eigenen Server laufen, den Standort wählen wir gemeinsam. Kommt ein KI-Schritt dazu, bekommt das Sprachmodell nur den Textausschnitt, den es für diesen Schritt braucht. Welcher KI-Anbieter passt, besprechen wir vorher.

Cloud-Dienste speichern Daten beim jeweiligen Anbieter. Das ist erlaubt, gehört aber in deine Datenschutzerklärung und braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit diesem Anbieter. Ob zusätzlich zwischen uns beiden ein solcher Vertrag nötig ist, prüfen wir vor dem Start.

Meine Arbeit endet an der Bürotür. Steuerungen, Maschinendaten und Fertigungsplanung fasse ich nicht an. Und was einmal im Monat vorkommt, rechnet sich als Ablauf nicht. Das sage ich dir im Analysegespräch offen.

Preise, Reklamationen und die Frage, welchen Auftrag ihr annehmt, bleiben bei deinen Leuten. Der Ablauf bereitet vor, entscheiden müsst ihr.