Was Automatisierung kostet: eine Rechnung zum Nachrechnen

Preise für Automatisierung stehen selten irgendwo. Das hat einen nachvollziehbaren Grund, jeder Betrieb ist anders, und einen unangenehmen: Man kann nicht vergleichen, was man nicht sieht.

Dieser Beitrag legt unsere Rechnung offen: was den Preis bestimmt, was laufend anfällt, und ab welcher Menge es sich trägt. Mit Ihren eigenen Zahlen können Sie am Ende selbst rechnen.

Was den Preis bestimmt

Drei Dinge, in dieser Reihenfolge:

1. Die Zahl der Übergänge. Ein Ablauf, der Formular und Vorgangsliste verbindet, hat einen Übergang. Einer, der Formular, Kundenliste, Angebotsvorlage, Kalender und Rechnung verbindet, hat vier. Jeder Übergang ist Arbeit.
2. Ob es Schnittstellen gibt. Hat Ihr Programm eine, ist die Verbindung an einem Tag gebaut. Muss über Dateiexport gearbeitet werden, sind es zwei bis drei, und es braucht mehr Prüfungen.
3. Die Zahl der Sonderfälle. „Bei Wartungsverträgen läuft das anders" ist der Satz, der Projekte teuer macht. Zwei Ausnahmen sind normal, acht bedeuten, dass der Ablauf vorher aufgeräumt gehört.

Was den Preis nicht bestimmt: Ihre Mitarbeiterzahl. Ein Ablauf für acht Leute kostet dasselbe wie für achtzig.

Was einmalig anfällt

Ab 2.500 Euro für den ersten Ablauf. Darin enthalten:

• Aufnahme: dreißig bis sechzig Minuten, in denen wir uns ansehen, was heute passiert
• Ein schriftlicher Vorschlag mit Zahlen, bevor irgendetwas gebaut wird
• Der Aufbau selbst, mit Zwischenständen zum Ansehen
• Zwei Wochen Probebetrieb neben dem bisherigen Weg
• Übergabe mit Zugängen, Erklärung und Abschalter

Der zweite Ablauf im selben Betrieb ist in der Regel günstiger: Server, Zugänge und Grundlagen stehen bereits, es kommt nur die Fachlogik dazu.

Was laufend anfällt

Wir bauen überwiegend auf einem eigenen Server mit n8n. Das ist bei laufenden Kosten günstiger, macht Sie unabhängig, und bedeutet, dass jemand die Aktualisierungen im Blick behalten muss. Das können wir übernehmen oder Ihre IT.

Dazu kommt bei Abläufen mit Sprachmodell eine Abrechnung je Vorgang. Bei zweihundert Vorgängen im Monat sind das erfahrungsgemäß zehn bis dreißig Euro.

Ab wann trägt es sich?

Die Rechnung ist einfach und Sie können sie selbst aufstellen:

Vorgänge im Monat × eingesparte Minuten je Vorgang × Ihr Stundensatz ÷ 60 = Ersparnis im Monat

Ein Beispiel: 60 Angebote im Monat, je 12 Minuten weniger Aufwand, Stundensatz 65 Euro. Das ergibt 60 × 12 × 65 ÷ 60 = 780 Euro im Monat. Bei 2.500 Euro einmalig hat sich das nach gut drei Monaten getragen.

Zwei Einschränkungen, die dazugehören:

• Eingesparte Zeit ist nicht automatisch Geld. Sie wird es erst, wenn die Person in dieser Zeit etwas anderes tut, das Umsatz bringt oder Überstunden ersetzt.
• Der zweite Nutzen ist schwerer zu beziffern und oft größer: Angebote, die am selben Tag rausgehen, werden häufiger angenommen. Anfragen, die nicht liegen bleiben, werden zu Aufträgen.

Wovon wir abraten

• Von Paketen, die Sie nicht brauchen. Wer fünf Abläufe gleichzeitig anbietet, verkauft Umfang, nicht Nutzen.
• Von Abrechnung je Nutzer bei kleinen Betrieben. Das wächst mit der Mitarbeiterzahl und hat mit dem Nutzen nichts zu tun.
• Von Systemen ohne Export. Wenn Sie Ihre eigenen Daten nicht herausbekommen, ist der günstige Einstieg irgendwann teuer.
• Von Automatisierung vor Aufräumen. Ein unklarer Ablauf wird durch Automatisierung nicht klarer, sondern schneller falsch.

Drei Beispiele mit Zahlen

Damit die Formel greifbar wird, drei Rechnungen aus abgeschlossenen Projekten. Die Zahlen sind gerundet und beschreiben Größenordnungen, keine zugesicherten Werte.

Handwerksbetrieb, 8 Mitarbeitende, Angebotsablauf. 45 Angebote im Monat, je 15 Minuten weniger Aufwand, Stundensatz 62 Euro. Ersparnis rund 700 Euro im Monat. Einmalig 2.500 Euro, laufend 35 Euro. Getragen nach knapp vier Monaten.

Werkstatt, 12 Mitarbeitende, Terminbuchung mit Erinnerung. Der Zeitgewinn im Büro war gering, entscheidend war das Nichterscheinen: Von etwa acht ausgefallenen Terminen im Monat blieben drei. Fünf zusätzlich genutzte Termine zu je 180 Euro Werkstattumsatz ergeben eine andere Größenordnung als die eingesparten Minuten.

Industriezulieferer, 60 Mitarbeitende, Bewerbungen. Hier ging es nicht um Zeit, sondern um Tempo: Die Rückmeldung an Bewerber sank von durchschnittlich elf Tagen auf unter zwei. Die Zahl der Absagen von Bewerberseite ging spürbar zurück. Beziffern lässt sich das erst über die Kosten einer unbesetzten Stelle.

Der Punkt an allen dreien: Die eingesparten Minuten sind der einfachste Teil der Rechnung, aber selten der größte.

Die Posten, die in Angeboten fehlen

Wenn Sie Angebote vergleichen, fragen Sie nach diesen fünf Punkten. Sie stehen selten drin und entscheiden über den tatsächlichen Preis:

1. Ist der Probebetrieb enthalten? Zwei Wochen Parallelbetrieb sind der Teil, in dem Fehler auffallen. Wer ihn weglässt, liefert billiger und riskanter.
2. Wem gehört der Aufbau? Bei manchen Anbietern liegt die Logik in deren System. Bei Kündigung bleibt nichts.
3. Was kostet eine Änderung? Abläufe ändern sich. Ein Stundensatz für Anpassungen gehört ins Angebot.
4. Wer zahlt die Modellnutzung? Bei Abläufen mit KI entstehen Kosten je Vorgang. Werden sie durchgereicht oder sind sie enthalten?
5. Was passiert bei einem Fehler? Meldet sich der Ablauf, oder macht er still weiter?

Der fünfte Punkt ist der wichtigste und wird fast nie gefragt. Eine Automatisierung, die bei einem Fehler stillschweigend das Falsche tut, richtet mehr Schaden an als eine, die es gar nicht gibt.

Häufige Fragen

Der nächste Schritt

Setzen Sie Ihre Zahlen in die Formel weiter oben ein. Wenn dabei weniger als 300 Euro im Monat herauskommen, sollten Sie noch warten, und wir sagen Ihnen das auch im Gespräch.

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