Datensicherung: der Plan, den niemand hat, bis er ihn braucht
Eine brauchbare Datensicherung folgt der 3-2-1-Regel: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine außer Haus. Entscheidend ist ein vierter Punkt, den fast niemand erfüllt: Die Rückspielung muss mindestens einmal jährlich getestet worden sein. Eine ungetestete Sicherung ist eine Vermutung, kein Schutz.
- 3-2-1: drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus.
- Der Test ist der eigentliche Punkt. Ohne Rückspieltest wissen Sie nichts.
- Eine dauerhaft verbundene Sicherungsplatte wird von Verschlüsselungstrojanern mitverschlüsselt.
- Synchronisation ist keine Sicherung: Gelöschtes wird mitgelöscht.
- Definieren Sie vorab, wie viel Datenverlust und wie viel Ausfallzeit tragbar sind.
- Prüfen Sie, ob die Sicherung wirklich alles erfasst, Fachsoftware-Datenbanken fehlen oft.
- Ein Notfallzettel auf Papier gehört dazu: Zugänge nützen nichts, wenn sie im verschlüsselten System liegen.
Fast jeder Betrieb sagt auf Nachfrage, er habe eine Datensicherung. Fragt man nach, wann sie zuletzt zurückgespielt wurde, wird es still.
Das ist der ganze Punkt dieses Beitrags. Eine Sicherung, die nie getestet wurde, ist eine Annahme, und Annahmen prüft der Ernstfall.
Die 3-2-1-Regel
Die einfachste brauchbare Faustregel, seit Jahrzehnten unverändert:
Drei Kopien. Das Original und zwei Sicherungen. Nicht das Original und eine Sicherung, wenn während der Wiederherstellung etwas schiefgeht, stehen Sie sonst mit leeren Händen da.
Zwei verschiedene Medien. Zum Beispiel Festplatte im Haus und Cloud-Speicher. Der Grund: Ein Fehler trifft selten zwei unterschiedliche Techniken gleichzeitig.
Eine Kopie außer Haus. Das ist der Punkt, der bei Brand, Wasserschaden und Diebstahl den Unterschied macht. Eine Sicherungsplatte im selben Raum wie der Server schützt gegen Plattenausfall und gegen nichts sonst.
Für kleine Betriebe ist die praktikabelste Umsetzung meist: Original auf dem Arbeitssystem, eine automatische Sicherung auf ein Gerät im Haus, eine automatische Sicherung zu einem Anbieter mit Rechenzentrum in der EU.
Was die Regel gegen Verschlüsselungstrojaner nicht leistet
Hier liegt die Lücke, die in den vergangenen Jahren die meisten Betriebe getroffen hat.
Ein Verschlüsselungstrojaner verschlüsselt nicht nur den Rechner, sondern alles, was von ihm aus erreichbar ist. Die dauerhaft angeschlossene Sicherungsplatte gehört dazu. Das verbundene Netzlaufwerk ebenfalls. Und wenn die Cloud-Sicherung als Ordner eingebunden ist und einfach spiegelt, wandern die verschlüsselten Dateien dorthin und überschreiben die guten.
Drei Kopien, alle unbrauchbar, Regel formal erfüllt.
Was dagegen hilft:
Versionen. Die Sicherung muss ältere Stände aufbewahren, nicht nur den letzten. Dann holen Sie sich den Stand von vorgestern.
Unveränderliche Ablage. Manche Anbieter bieten Speicher, der für einen festgelegten Zeitraum nicht überschrieben werden kann. Der wirksamste Schutz, wenn verfügbar.
Getrennte Zugangsdaten. Der Zugang zur Sicherung darf nicht derselbe sein wie der Zugang zum Arbeitssystem. Sonst hat, wer eines hat, beides.
Ein Medium, das nicht dauerhaft hängt. Eine Platte, die nur zum Sichern angeschlossen und danach abgezogen wird, ist altmodisch und sehr wirksam.
- Immer der aktuelle Stand
- Gelöschtes ist auch dort gelöscht
- Verschlüsseltes wird mitgespiegelt
- Schützt gegen Geräteausfall
- Kein Zurück zu gestern
- Mehrere Stände über die Zeit
- Gelöschtes bleibt eine Weile abrufbar
- Sauberer Stand vor dem Befall
- Schützt gegen Geräteausfall
- Rückkehr zu einem Datum möglich
Zwei Zahlen, die Sie vorher festlegen sollten
Ohne diese beiden Zahlen lässt sich nicht entscheiden, wie aufwendig die Sicherung sein muss.
Wie viel Datenverlust ist tragbar? Wenn die Sicherung nachts läuft und der Ausfall um 16 Uhr passiert, ist ein Arbeitstag weg. Ist das hinnehmbar? Für viele Betriebe ja. Für einen Betrieb, der den ganzen Tag Aufträge erfasst, eher nicht, dann braucht es mehrfach tägliche Sicherung.
Wie lange darf die Wiederherstellung dauern? Ein halber Tag, zwei Tage, eine Woche? Die Antwort bestimmt, ob Sie Ersatzhardware vorhalten müssen und ob ein Wartungsvertrag mit Reaktionszeit nötig ist.
Schreiben Sie beide Zahlen auf. Sie sind der Maßstab, an dem sich jede Sicherungslösung messen lässt, und sie machen aus einer Bauchentscheidung eine begründete.
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Analysegespräch buchenWas oft nicht mitgesichert wird
Die typischen Lücken, die erst im Ernstfall auffallen:
Datenbanken der Fachsoftware. Eine Dateisicherung kopiert eine geöffnete Datenbank oft unbrauchbar. Solche Systeme brauchen einen eigenen Sicherungsweg, den die Software meist mitbringt.
E-Mail. Wenn das Postfach beim Anbieter liegt und lokal nichts gespeichert wird, ist es bei der Dateisicherung nicht dabei. Und viele Anbieter sichern gelöschte Nachrichten nur wenige Tage.
Cloud-Dienste. Was in einem Onlinedienst liegt, sichert dieser Dienst für seine eigenen Zwecke, nicht unbedingt so, dass Sie einen Stand von vor drei Wochen zurückholen können. Prüfen Sie, was der Anbieter zusagt.
Zugangsdaten und Lizenzen. Wenn alles verschlüsselt ist und der Passwortspeicher mit drin, beginnt die Wiederherstellung damit, dass niemand irgendwo hineinkommt. Ein Notfallzettel auf Papier im Tresor löst das.
Einstellungen und Konfiguration. Die Daten sind zurück, aber niemand weiß mehr, wie das System eingerichtet war. Eine kurze schriftliche Beschreibung spart im Ernstfall Tage.
Wer es genauer will, spielt einmal jährlich ein vollständiges System auf Ersatzhardware zurück. Das dauert einen halben Tag und ist die einzige wirklich belastbare Prüfung.
Der Notfallplan auf einer Seite
Die Sicherung ist die eine Hälfte. Die andere ist die Frage, was am Morgen des Ernstfalls tatsächlich passiert, und die beantwortet man besser vorher als um sieben Uhr früh mit dreißig verunsicherten Leuten im Hof.
Eine Seite Papier genügt. Sie gehört ausgedruckt in einen Ordner und zusätzlich an einen zweiten Ort außerhalb des Betriebs, denn im Ernstfall ist das digitale Original möglicherweise nicht erreichbar.
Darauf gehört:
Wer wird zuerst angerufen. Name, Nummer, und wer vertritt, wenn diese Person nicht erreichbar ist. Bei Verdacht auf einen Angriff zusätzlich: wer die Entscheidung trifft, Systeme vom Netz zu nehmen.
Was zuerst getan wird. Bei Verdacht auf Schadsoftware ist die erste Handlung, betroffene Geräte vom Netzwerk zu trennen, nicht auszuschalten, weil sonst Spuren verloren gehen. Das sollte dort stehen, weil es im Moment selbst niemand nachschlägt.
Welche Systeme in welcher Reihenfolge zurückkommen. Nicht alles gleichzeitig. Zuerst das, ohne das nicht gearbeitet werden kann. Die Reihenfolge festzulegen dauert zehn Minuten und spart im Ernstfall Stunden Diskussion.
Wo die Zugänge liegen. Nicht die Zugangsdaten selbst auf dem Zettel, sondern wo sie zu finden sind und wer sie herausgeben darf.
Wer informiert werden muss. Kunden mit laufenden Terminen, gegebenenfalls die Versicherung. Bei einem Vorfall, der personenbezogene Daten betrifft, bestehen zudem Meldepflichten mit knapper Frist, dass es sie gibt, sollte auf dem Zettel stehen, damit im Ernstfall jemand danach fragt.
Dieser Zettel wird einmal im Jahr zusammen mit dem Rückspieltest durchgesehen. Zwei Termine, ein Nachmittag, und der Unterschied zwischen einem schlechten Tag und einer schlechten Woche.
Häufige Fragen
Reicht eine externe Festplatte?
Als eine von mehreren Kopien ja. Als einzige nicht: Sie liegt im selben Raum, altert, und wenn sie dauerhaft angeschlossen ist, wird sie bei einem Trojanerbefall mitverschlüsselt.
Ist eine Cloud-Synchronisation eine Sicherung?
Nein. Synchronisation gleicht den aktuellen Stand ab, was Sie löschen, wird dort ebenfalls gelöscht. Erst Versionsstände über mehrere Wochen machen daraus eine Sicherung.
Wie lange sollten Stände aufbewahrt werden?
Praxisnah: tägliche Stände zwei Wochen, wöchentliche drei Monate, monatliche ein Jahr. Steuerliche Aufbewahrungspflichten sind davon unabhängig und über ein Archiv abzudecken, nicht über die laufende Sicherung.
Wer soll den Test machen?
Jemand aus dem Betrieb, nicht nur der Dienstleister. Im Ernstfall ist der Dienstleister vielleicht nicht sofort erreichbar, und dann sollte wenigstens eine Person wissen, wie es geht.
Was kostet eine ordentliche Sicherung?
Für einen kleinen Betrieb bewegt sich das im Bereich eines zweistelligen Monatsbetrags für den Speicher außer Haus, plus einmaliger Einrichtung. Gemessen am Schaden eines Totalverlusts ist das der günstigste Posten der gesamten IT.
Der nächste Schritt
Machen Sie diese Woche den Rückspieltest. Eine Datei, dreißig Minuten. Wenn es klappt, notieren Sie das Datum. Wenn nicht, haben Sie gerade den wichtigsten Fund des Quartals gemacht.
Weiterführend: Cloud oder eigener Server und Warum Digitalisierungsvorhaben scheitern. Unser Vorgehen steht unter KI & Automatisierung. Oder anrufen unter 07903 943946.