Handwerkersoftware: brauchen Sie wirklich eine neue?

Auf jeder Handwerksmesse steht dieselbe Reihe von Ständen, und alle versprechen dasselbe: alles in einem, endlich Überblick, Zeit sparen. Manchmal stimmt das. Oft löst die neue Software ein Problem, das gar nicht im alten Programm lag.

Dieser Beitrag hilft, die beiden Fälle auseinanderzuhalten, bevor Sie einen Vertrag über drei Jahre unterschreiben.

Liegt das Problem im Programm oder dazwischen?

Diese Frage entscheidet über einen fünfstelligen Unterschied. Gehen Sie die Liste durch und ordnen Sie Ihre Ärgernisse zu:

Im Programm liegt es, wenn Sie Sätze sagen wie: Das Angebot lässt sich nicht so aufbauen, wie wir es brauchen. Die Rechnung kann keine Teilzahlungen. Auf dem Handy geht gar nichts. Es stürzt ab.

Dazwischen liegt es, wenn Sie Sätze sagen wie: Ich muss die Kundendaten zweimal eintippen. Nachgefasst wird nur, wenn es einfällt. Die Stunden vom Zettel muss jemand übertragen. Anfragen aus dem Formular kommen ins Postfach und müssen von Hand angelegt werden.

Die zweite Gruppe hat mit dem Programm nichts zu tun. Ein Wechsel löst sie nicht, sondern verschiebt sie.

Was ein Wechsel wirklich kostet

Die Lizenz ist der Teil, über den gesprochen wird. Die anderen drei Posten stehen in keinem Angebot:

• Datenübernahme. Kunden, Artikel, offene Vorgänge, Historie. Je älter der Betrieb, desto teurer.
• Schulung und Einarbeitung. Nicht nur der Kurs, sondern die Wochen danach, in denen alles länger dauert.
• Parallelbetrieb. Es gibt eine Zeit, in der beide Systeme laufen und niemand sicher weiß, welcher Stand gilt.

Rechnen Sie die drei Posten mit, bevor Sie Angebote vergleichen. Sie sind regelmäßig größer als der Lizenzunterschied zwischen zwei Anbietern.

Wann ein Wechsel richtig ist

Es gibt gute Gründe, und sie sind erkennbar:

1. Keine mobile Erfassung. Wenn Stunden und Material nicht auf der Baustelle erfasst werden können, ist das ein Strukturproblem, kein Bedienproblem.
2. Keine Schnittstelle und kein brauchbarer Export. Ein Programm, aus dem Sie Ihre eigenen Daten nicht herausbekommen, ist eine Sackgasse. Diese Frage gehört vor jeden Vertragsabschluss.
3. Der Hersteller stellt ein oder entwickelt sichtbar nicht mehr weiter.
4. Der Betrieb ist herausgewachsen. Was für drei Leute reichte, trägt bei fünfzehn nicht mehr.

Wenn einer dieser vier Punkte zutrifft, wechseln Sie. Wenn keiner zutrifft, prüfen Sie erst die Übergänge.

Worauf man bei der Auswahl achten sollte

Wenn es doch ein Wechsel wird, entscheiden vier Fragen, die selten im Prospekt stehen:

• Wie komme ich wieder heraus? Welche Formate exportiert das Programm, vollständig und ohne Zusatzkosten?
• Gibt es eine offene Schnittstelle? Ohne sie sind Sie für jede Verbindung auf den Hersteller angewiesen, zu seinen Preisen und in seinem Zeitplan.
• Wo liegen die Daten? In der EU, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, mit einer Aussage zur Löschung.
• Was kostet der fünfte Nutzer? Preise je Nutzer wirken klein und wachsen mit dem Betrieb.

Eine fünfte Frage, die viel verrät: Lassen Sie sich zeigen, wie ein Angebot auf dem Handy aussieht. Wenn das umständlich wird, wird der Alltag umständlich.

Was eine Verbindung stattdessen leistet

Die Testphase richtig nutzen

Fast jeder Anbieter gibt einen Testzugang. Die meisten Betriebe nutzen ihn falsch: Sie klicken sich durch die Oberfläche und finden sie schön.

Besser ist ein Belastungstest mit echten Fällen. Nehmen Sie sich drei Vorgänge aus dem letzten Monat vor, am besten die unangenehmen, und bilden Sie sie vollständig ab:

• Ein Angebot mit Sonderpositionen, das nicht dem Standard entspricht. Genau dort scheitern Vorlagen.
• Eine Rechnung mit Teilzahlung oder Abschlag, wenn Sie so arbeiten.
• Ein Auftrag mit Stunden von drei Leuten an zwei Tagen, erfasst auf dem Handy, nicht am Schreibtisch.

Wer diese drei Fälle im Testzugang sauber durchbekommt, weiß mehr als nach zehn Produktvorführungen. Und lassen Sie den Mitarbeiter testen, der später täglich damit arbeitet, nicht den, der sich für Technik interessiert.

Was mit den alten Daten passiert

Der Punkt, der bei einem Wechsel am häufigsten unterschätzt wird. Drei Fragen sollten vor der Unterschrift geklärt sein:

1. Was wird übernommen? Kundenstamm und Artikel fast immer. Angebote, Rechnungen und Historie oft nicht, oder nur gegen Aufpreis.
2. Was passiert mit dem, was bleibt? Rechnungen unterliegen Aufbewahrungsfristen. Wenn die alte Software abgeschaltet wird, brauchen Sie einen lesbaren Bestand, als PDF-Archiv oder als weiterlaufende Leselizenz.
3. Wer prüft die Übernahme? Stichproben von Hand, an Vorgängen, die Sie kennen. Eine Übernahme, die niemand nachgerechnet hat, ist eine Vermutung.

Planen Sie für diesen Teil mehr Zeit ein, als der Anbieter nennt. Er kennt Ihre gewachsenen Sonderfälle nicht.

Der Sonderfall: Software vom Großhändler

Viele Betriebe bekommen ihr Programm vergünstigt oder kostenlos über den Großhandel oder einen Verband. Das kann ein gutes Geschäft sein, hat aber zwei Haken, die man kennen sollte:

• Die Bindung. Solange die Software an eine Lieferbeziehung geknüpft ist, kostet ein Lieferantenwechsel plötzlich auch einen Softwarewechsel.
• Die Artikeldaten. Kataloge sind auf das Sortiment eines Anbieters zugeschnitten. Das ist bequem, macht Vergleichsangebote aber mühsamer.

Das ist kein Argument dagegen, für viele Betriebe überwiegt der Vorteil deutlich. Es sollte nur eine bewusste Entscheidung sein und keine, die sich aus Gewohnheit ergibt.

Häufige Fragen

Der nächste Schritt

Schreiben Sie Ihre drei größten Ärgernisse auf und ordnen Sie jedes einer der beiden Spalten weiter oben zu. Wenn zwei von drei rechts stehen, brauchen Sie keine neue Software.

Wie Verbindungen entstehen, steht auf der Leistungsseite KI & Automatisierung und speziell für Betriebe unter Automatisierung für Handwerksbetriebe. Verwandte Beiträge: Digitalisierung im Handwerk und Prozessautomatisierung im Mittelstand. Oder anrufen unter 07903 943946.