Der Digitalisierungsfahrplan: zwölf Monate, vier Schritte
Ein realistischer Digitalisierungsfahrplan für einen kleinen Betrieb umfasst vier Schritte in zwölf Monaten: Bestandsaufnahme (Monat 1), erster Ablauf umgesetzt und im Normalbetrieb (Monate 2 bis 5), zweiter Ablauf (Monate 6 bis 9), Verstetigung und Rückblick (Monate 10 bis 12). Mehr als zwei Abläufe im Jahr überfordert Betriebe unter fünfzig Beschäftigten.
- Zwei Abläufe im Jahr sind das realistische Maß, nicht zehn.
- Der erste Monat gehört der Bestandsaufnahme, ohne dass etwas gekauft wird.
- Jeder Ablauf braucht seine Zeit bis zum Normalbetrieb, vier Wochen nach dem Stichtag sind das Minimum.
- Zwischen den beiden Abläufen liegt bewusst eine ruhige Phase.
- Legen Sie vorher fest, woran Sie Erfolg erkennen, sonst wird jedes Ergebnis nachträglich als Erfolg erklärt.
- Ein Abbruchkriterium gehört zum Plan. Ohne eines wird schlechtes Geld dem guten nachgeworfen.
- Der Fahrplan endet mit einem Rückblick, nicht mit dem zweiten Ablauf.
Die meisten Digitalisierungspläne, die uns gezeigt werden, sind zu ehrgeizig. Sie listen acht bis zwölf Vorhaben für ein Jahr, und alle sind vernünftig.
Sie scheitern trotzdem, weil ein Betrieb neben dem Tagesgeschäft nicht acht Umstellungen verkraftet. Dieser Fahrplan nimmt zwei, und das ist kein Zeichen mangelnden Ehrgeizes, sondern der Grund, warum er funktioniert.
Monat 1: Bestandsaufnahme, ohne zu kaufen
Im ersten Monat wird nichts angeschafft und nichts entschieden. Es wird gemessen.
Woche 1 und 2: Die Strichliste. Vier Kategorien am Bildschirm: Suchen, doppelt erfassen, nachfassen, Termine abstimmen. Jeder Strich, wenn eine dieser Tätigkeiten vorkommt. Ausführlich beschrieben in Was ein Betrieb monatlich an Bürozeit verliert.
Woche 3: Ein Auftrag von vorn nach hinten. Nehmen Sie einen typischen abgeschlossenen Auftrag und verfolgen Sie ihn von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung. Notieren Sie jede Stelle, an der jemand etwas eintippt, sucht oder nachfragt. Das dauert eine Stunde und ist die aufschlussreichste Stunde des ganzen Jahres.
Woche 4: Die Liste sortieren. Alle gefundenen Stellen nach Häufigkeit ordnen, nicht nach Ärgernis. Oben steht das, was am öftesten vorkommt.
Am Ende des Monats haben Sie eine sortierte Liste und eine Zahl. Beides ohne einen Euro Ausgabe.
Monate 2 bis 5: Der erste Ablauf
Genau einer. Der oberste aus der Liste, sofern er nicht gerade der komplizierteste ist, dann nehmen Sie den zweiten.
Monat 2: Entscheiden und einrichten. Wer im Betrieb ist zuständig, was ist die Lösung, was kostet sie, wann ist der Stichtag. Der Zuständige bekommt ab jetzt Zeit dafür, nicht zusätzlich zur vollen Woche.
Monat 3: Übergangszeit und Stichtag. Zwei bis drei Wochen beide Wege erlaubt, dann Schluss mit dem alten. Der Stichtag steht von Anfang an fest und wird nicht verschoben.
Monat 4: Nachbessern. Was jetzt noch stört, wird geändert. In dieser Phase ist der Zuständige täglich ansprechbar.
Monat 5: Ruhe. Bewusst nichts Neues. Der Ablauf muss selbstverständlich werden, bevor der nächste kommt. Wer hier schon den zweiten startet, hat am Ende zwei halb eingeführte Umstellungen.
Drei bis vier Monate für einen Ablauf klingt lang. Es ist der Zeitraum, nach dem niemand mehr darüber redet, und das ist der Maßstab.
Wer nach Monat 5 merkt, dass der erste Ablauf noch nicht sitzt, verschiebt den zweiten. Das ist kein Rückstand, sondern die richtige Entscheidung.
Monate 6 bis 9: Der zweite Ablauf
Derselbe Rhythmus wie beim ersten, mit drei Unterschieden.
Es geht schneller. Der Betrieb kennt das Muster: Übergangszeit, Stichtag, Nachbessern. Was beim ersten Mal erklärt werden musste, ist jetzt bekannt.
Der Widerstand ist geringer, vorausgesetzt, der erste Ablauf hat funktioniert. Genau deshalb ist der erste so wichtig: Er entscheidet, ob der Betrieb bei der zweiten Umstellung mitgeht oder abwartet.
Die Auswahl ist besser. Nach der ersten Umstellung wissen Sie, worauf es bei der Auswahl ankommt und welche Fragen Sie Anbietern stellen müssen.
Ein Hinweis zur Reihenfolge: Wenn der zweite Ablauf am ersten hängt, etwa Rechnungsstellung nach Zeiterfassung, ist das ein Vorteil, kein Problem. Aufeinander aufbauende Abläufe bringen zusammen mehr als die Summe ihrer Teile.
Fahrplan gemeinsam aufstellen
Wir gehen Ihre Liste durch und sagen, welcher Ablauf der richtige erste ist. Dreißig Minuten per Google Meet, kostenlos.
Analysegespräch buchenMonate 10 bis 12: Verstetigen
Der Teil, den fast alle Pläne auslassen, und der darüber entscheidet, ob nach drei Jahren noch etwas davon übrig ist.
Der Quartalsblick. Ein wiederkehrender Termin, dreißig Minuten, drei Fragen: Läuft alles? Nutzen es alle? Passt es noch zum Betrieb? Ohne diesen Termin verrottet jedes System, weil sich der Betrieb um es herum bewegt.
Die Einweisung für Neue. Wer neu anfängt, muss die eingeführten Abläufe erklärt bekommen. Sonst entstehen innerhalb eines Jahres wieder zwei Wege.
Der Rückblick auf die Zahlen. Nehmen Sie die Strichliste aus Monat 1 noch einmal für eine Woche. Der Vergleich ist die ehrlichste Bewertung des Jahres, und er sagt Ihnen, ob Sie richtig lagen.
Die Liste für das nächste Jahr. Was ist aus der ursprünglichen Liste noch offen, was ist neu dazugekommen? Zwei neue Abläufe, gleiche Reihenfolge.
Woran Sie Erfolg erkennen, und wann Sie abbrechen
Legen Sie beides vor dem Start fest. Danach ist die Bewertung nicht mehr unbefangen.
Erfolgsmaßstab. Kein Gefühl, sondern etwas Zählbares aus der Bestandsaufnahme: Anzahl der Rückfragen pro Woche, Minuten für einen bestimmten Vorgang, Zahl der Stellen, an denen dieselbe Angabe getippt wird. Eine Zahl genügt, sie muss nur vorher feststehen.
Abbruchkriterium. Formulieren Sie, woran Sie erkennen würden, dass es nicht funktioniert. Zum Beispiel: „Wenn acht Wochen nach dem Stichtag mehr als ein Drittel den alten Weg benutzt, brechen wir ab und schauen uns die Ursache an."
Ein Abbruch ist kein Scheitern, wenn er auf einem vorher vereinbarten Kriterium beruht. Er ist eine Entscheidung. Ohne dieses Kriterium wird stattdessen weiter investiert, weil schon so viel investiert wurde, der teuerste Denkfehler in Vorhaben jeder Größe.
Häufige Fragen
Nur zwei Abläufe im Jahr, ist das nicht zu wenig?
Es ist mehr, als die meisten Betriebe tatsächlich schaffen. Zwei Abläufe, die nach einem Jahr laufen, sind mehr wert als sechs, die halb eingeführt sind. Und im zweiten Jahr geht es schneller.
Was, wenn zwischendurch etwas Dringendes kommt?
Dann verschieben Sie den geplanten zweiten Ablauf, statt beides parallel zu machen. Der Fahrplan ist eine Reihenfolge, kein Zeitplan mit festen Terminen.
Brauche ich externe Unterstützung?
Für die Bestandsaufnahme nicht, die kennen Sie besser als jeder Berater. Für die technische Umsetzung meist ja. Wichtig ist, dass die Zuständigkeit im Betrieb bleibt.
Wie viel Geld sollte ich einplanen?
Das hängt völlig vom Ablauf ab. Wichtiger als der Betrag ist die Regel: Rechnen Sie das Vorhaben so, dass es sich ohne Förderung trägt, und rechnen Sie die eigene Arbeitszeit mit.
Was, wenn der erste Ablauf danebengeht?
Dann ist die wichtigste Aufgabe, die Ursache zu finden, bevor Sie weitermachen. In den meisten Fällen liegt sie nicht an der Software, die fünf typischen Muster stehen in einem eigenen Beitrag.
Der nächste Schritt
Fangen Sie mit Monat 1 an. Die Strichliste kostet nichts und ist Voraussetzung für alles Weitere. Ein Vorhaben ohne Messung ist eine Wette.
Weiterführend: Was ein Betrieb monatlich an Bürozeit verliert, Warum Digitalisierungsvorhaben scheitern und Mitarbeitende mitnehmen. Unser Vorgehen steht unter KI & Automatisierung. Oder anrufen unter 07903 943946.