Mitarbeitende mitnehmen: Einführung ohne Widerstand
Widerstand gegen neue Software im Betrieb hat fast immer einen von vier Gründen: Angst vor Kontrolle, Angst vor Blamage, Mehrarbeit ohne erkennbaren Nutzen oder schlechte Erfahrung mit der letzten Umstellung. Wer diese vier Punkte vorher anspricht, braucht keine Überzeugungsarbeit mehr.
- Widerstand ist Information, keine Störung: er zeigt, welche Frage offen ist.
- Vier typische Sorgen: Kontrolle, Blamage, Mehrarbeit, Erinnerung an die letzte Umstellung.
- Die Kontrollfrage müssen Sie ungefragt beantworten, sonst beantwortet sie sich jeder selbst.
- Wer die Umstellung mit ausgesucht hat, verteidigt sie später, beziehen Sie die lauteste Person früh ein.
- Schulung in kleinen Gruppen am echten Vorgang, nicht als Vortrag.
- Die ersten vier Wochen entscheiden: in dieser Zeit muss jede Rückfrage schnell beantwortet werden.
- Erzwingen funktioniert kurzfristig und rächt sich beim nächsten Vorhaben.
„Die Leute wollen nicht" ist der Satz, den wir am häufigsten hören, wenn eine Einführung stockt. Er ist fast immer falsch, nicht weil alle begeistert wären, sondern weil hinter dem Nichtwollen ein konkreter, meist berechtigter Grund steckt.
Dieser Beitrag geht die vier Gründe durch, die uns in Betrieben immer wieder begegnen, und beschreibt, was in den entscheidenden ersten Wochen tatsächlich hilft.
Grund 1: Angst vor Kontrolle
Der stärkste und der am seltensten ausgesprochene.
Eine Zeiterfassungs-App auf dem Telefon bedeutet für den Chef: endlich saubere Stunden. Für den Monteur bedeutet sie: Der Chef sieht, wann ich anfange, wann ich Pause mache, und je nach App auch, wo ich bin. Das ist keine paranoide Vermutung, sondern eine korrekte Beschreibung dessen, was das System kann.
Wer diese Frage nicht anspricht, überlässt die Antwort der Kaffeeküche, und dort fällt sie regelmäßig schlimmer aus als die Wirklichkeit.
Was hilft: Sagen Sie ungefragt und konkret, was das System erfasst und was damit geschieht. „Die App erfasst Beginn, Ende und Pause. Standort erfassen wir nicht, die Funktion ist ausgeschaltet. Die Daten sehe ich und das Büro, sonst niemand. Sie werden für die Lohnabrechnung und die Nachkalkulation genutzt, nicht für Leistungsvergleiche." Und dann halten Sie sich daran.
Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei solchen Systemen ohnehin einzubeziehen, das ist kein Hindernis, sondern die stärkste verfügbare Zusicherung.
Grund 2: Angst vor Blamage
Ein Mitarbeiter mit dreißig Jahren Berufserfahrung, der beim Umgang mit einer App vor jüngeren Kollegen ins Stocken gerät, verliert etwas, das ihm wichtiger ist als jede Zeitersparnis.
Dieser Grund wird nie ausgesprochen. Er zeigt sich als Desinteresse („brauch ich nicht"), als Prinzipienfrage („früher ging es auch ohne") oder als hartnäckiges Vergessen.
Was hilft: Schulung in kleinen Gruppen oder einzeln, nicht als Vortrag vor der ganzen Belegschaft. Am echten eigenen Vorgang, nicht an einem Beispiel. Und ein zweiter Termin nach zwei Wochen, an dem Fragen gestellt werden können, ohne dass jemand zugibt, etwas nicht zu können, sagen Sie ihn als festen Termin an, dann muss ihn niemand erbitten.
- Ankündigung per Aushang
- Nutzen aus Sicht der Geschäftsführung
- Schulung als Vortrag für alle
- Stichtag ohne Übergangszeit
- Rückfragen "bei Gelegenheit"
- Ankündigung im Gespräch
- Nutzen aus Sicht der Anwender
- Schulung in kleinen Gruppen
- Übergangszeit mit klarem Ende
- Fester Ansprechpartner, sofort erreichbar
Grund 3: Mehrarbeit ohne erkennbaren Nutzen
Der sachlichste der vier Gründe, und der, bei dem die Belegschaft oft schlicht recht hat.
Eine Umstellung verteilt Arbeit um. Der Monteur, der bisher einen Zettel ausgefüllt hat und jetzt zehn Felder in einer App tippt, hat mehr Arbeit. Der Nutzen liegt im Büro, das nicht mehr abtippt. Wenn niemand das ausspricht, wirkt die Umstellung wie eine Verlagerung von Aufwand nach unten, und genau das ist sie in diesem Moment auch.
Was hilft: Erstens Ehrlichkeit. „Für Sie ist das anfangs zwei Minuten mehr pro Tag. Dafür entfällt das Nachfragen am Monatsende und die Rückfragen zur Schrift." Zweitens: Prüfen Sie, ob die Mehrarbeit wirklich nötig ist. Zehn Pflichtfelder sind selten zehn Pflichtfelder, meist sind drei davon Wünsche, die jemand einmal geäußert hat. Jedes gestrichene Feld ist überzeugender als jedes Argument.
Einführung planen
Wir planen Umstellungen mit den Anwendern, nicht über sie hinweg. Dreißig Minuten per Google Meet, kostenlos und ohne Verkaufsgespräch.
Analysegespräch buchenGrund 4: Die Erinnerung an die letzte Umstellung
Wenn vor drei Jahren eine Software eingeführt und nach fünf Monaten wieder abgeschafft wurde, hat die Belegschaft daraus gelernt: Aussitzen funktioniert.
Das ist kein Charakterfehler, sondern eine korrekte Schlussfolgerung aus der Erfahrung. Und sie ist der Grund, warum die zweite Umstellung schwerer ist als die erste.
Was hilft: Sprechen Sie die alte Sache an, bevor es jemand anderes tut. „Beim letzten Mal haben wir es abgebrochen, weil wir zu viel auf einmal wollten und niemand zuständig war. Diesmal ist es ein Ablauf, und zuständig ist Frau Müller." Damit ist die Erfahrung anerkannt statt verleugnet, und das Argument „das geht sowieso wieder vorbei" hat eine Antwort.
Und dann: durchziehen. Ein zweiter Abbruch macht die dritte Umstellung praktisch unmöglich.
Der Zuständige braucht in diesen vier Wochen tatsächlich Zeit dafür. Wer das nebenbei plant, hat es in Woche zwei nicht.
Was nicht hilft
Anweisung ohne Begründung. Funktioniert kurzfristig, weil niemand widerspricht. Und geht schief, sobald der erste Sonderfall auftritt, weil dann jeder den kürzesten Weg wählt.
Anreize. Eine Prämie für die Nutzung macht die Nutzung zur freiwilligen Zusatzleistung. Nach dem Ende der Prämie ist die Sache erledigt.
Beschämen. Der Hinweis, dass „die anderen es auch schaffen", trifft genau den Mitarbeiter mit Grund 2 an der empfindlichsten Stelle. Danach kommt keine Frage mehr.
Warten, bis sich alle daran gewöhnen. Ohne Stichtag gewöhnt sich niemand daran. Es gewöhnen sich alle daran, dass es zwei Wege gibt.
Häufige Fragen
Was, wenn eine Person konsequent blockiert?
Suchen Sie das Einzelgespräch und fragen Sie nach dem Grund, ohne Bewertung. In den meisten Fällen kommt einer der vier Gründe, und dann ist es lösbar. Bleibt es beim Nein ohne Begründung, ist es eine Frage der Führung, nicht der Software.
Sollten Mitarbeitende bei der Auswahl mitreden?
Bei der Auswahl des Systems nicht zwingend, bei der Ausgestaltung unbedingt. Wer die Felder einer Eingabemaske mit festgelegt hat, verteidigt sie später gegen Kritik von Kollegen.
Wie lange dauert es, bis eine Umstellung normal ist?
Nach unserer Erfahrung vier bis acht Wochen nach dem Stichtag. Wer nach drei Monaten immer noch täglich diskutiert, hat ein Problem im Ablauf, nicht in der Gewöhnung.
Muss ich den Betriebsrat einbeziehen?
Bei Systemen, die Verhalten oder Leistung erfassen können, ist er mitbestimmungspflichtig. Das betrifft Zeiterfassung und viele CRM-Systeme. Nutzen Sie das: Eine mit dem Betriebsrat vereinbarte Regel wirkt stärker als jede Zusage der Geschäftsführung.
Was, wenn die Software wirklich schlechter ist als vorher?
Dann hat die Belegschaft die Prüfung übernommen, die vorher jemand hätte machen sollen. Hören Sie hin: Wenn drei unabhängig voneinander dieselbe Stelle nennen, ist es die Software und nicht der Widerstand.
Der nächste Schritt
Bevor Sie die nächste Umstellung ankündigen: Gehen Sie die vier Gründe durch und schreiben Sie zu jedem einen Satz auf, den Sie in der Ankündigung sagen werden. Das ist die halbe Arbeit.
Weiterführend: Warum Digitalisierungsvorhaben scheitern, Digitalisierung im Handwerk und Zeiterfassung im Handwerk. Unser Vorgehen steht unter KI & Automatisierung. Oder anrufen unter 07903 943946.