ERP-Wechsel: die vier Fragen davor
Ein ERP-Wechsel lohnt sich, wenn das vorhandene System fachlich nicht mehr trägt: fehlende Funktionen für das eigene Geschäft, kein Support mehr, keine Schnittstellen, oder eine Größe, aus der der Betrieb herausgewachsen ist. Wer nur die Übergänge zwischen Systemen vermisst, braucht keinen Wechsel, sondern eine Verbindung.
- Ein ERP-Wechsel ist ein Projekt über sechs bis achtzehn Monate, nicht über Wochen.
- Die Lizenzkosten sind der kleinste Posten. Datenübernahme, Schulung und Produktivitätsverlust wiegen schwerer.
- Vier Fragen entscheiden, ob ein Wechsel überhaupt richtig ist, sie stehen unten.
- Der häufigste Fehlgrund: „Das System ist alt." Alter allein ist kein Argument.
- Wer wechselt, sollte vorher die eigenen Abläufe aufschreiben, nicht die des Anbieters übernehmen.
- Datenübernahme wird regelmäßig unterschätzt, besonders bei gewachsenen Sonderfällen.
- Vor jeder Entscheidung: Exportmöglichkeiten des alten und des neuen Systems prüfen.
Kaum eine Entscheidung bindet im Mittelstand so viel Geld und Aufmerksamkeit wie ein ERP-Wechsel. Und kaum eine wird so oft aus dem falschen Grund getroffen.
Dieser Beitrag hilft, vorher zu klären, ob es der richtige Weg ist, und wenn ja, worauf es dann ankommt.
Die vier Fragen vor der Entscheidung
1. Fehlt eine Funktion, die das Geschäft braucht? Nicht „wäre schön", sondern: Ohne diese Funktion können wir etwas nicht tun, das wir tun müssen. Chargenverfolgung, Mehrwerksfertigung, Fremdwährungen, solche Dinge.
2. Gibt es das System in fünf Jahren noch? Entwickelt der Hersteller weiter? Gibt es Aktualisierungen? Wie viele Kunden hat er? Ein eingestelltes System ist ein sicherer Wechselgrund.
3. Können wir unsere Daten herausbekommen? Wenn nicht, ist das ein Wechselgrund, und zugleich eine Warnung für die Auswahl des Nachfolgers.
4. Ist der Betrieb herausgewachsen? Was für zehn Leute reichte, trägt bei achtzig nicht mehr. Das ist ein echter Grund, kein Vorwand.
Wenn keine dieser vier Fragen mit Ja beantwortet wird, ist der Wechsel wahrscheinlich die falsche Antwort auf ein richtiges Problem.
- Funktion fehlt fürs Geschäft
- Hersteller stellt ein
- Keine Schnittstellen, kein Export
- Betrieb ist herausgewachsen
- System ist instabil
- Daten werden doppelt getippt
- Bewerbungen liegen woanders
- Stunden müssen übertragen werden
- Kein einheitlicher Auftragsstand
- Fristen werden nicht erinnert
Die Unterscheidung lässt sich an einer Frage festmachen: Liegt das Problem in einem System oder zwischen zweien?
Im System liegt es, wenn Sätze fallen wie: Das können wir damit nicht abbilden. Es stürzt ab. Auf dem Handy geht nichts. Der Hersteller antwortet nicht mehr.
Zwischen zweien liegt es, wenn Sätze fallen wie: Wir tippen dieselben Daten zweimal ein. Die Bewerbungen liegen woanders als die Aufträge. Die Stunden müssen übertragen werden. Keiner weiß, welcher Stand gilt.
Die zweite Gruppe wird durch einen Wechsel nicht gelöst, sondern verschoben, und kommt nach der Einführung wieder, weil auch das neue System nicht allein steht.
Was ein Wechsel tatsächlich kostet
Relative Einordnung aus Projekten und Erfahrungsberichten, keine Preisliste. Bemerkenswert ist die Reihenfolge: Der Posten, über den zuerst verhandelt wird, steht an letzter Stelle.
Der erste Posten taucht in keinem Angebot auf und ist der größte: In der Umstellungsphase arbeiten alle langsamer, Fehler häufen sich, Rückfragen kosten Zeit. Rechnen Sie mit drei bis sechs Monaten spürbarer Reibung.
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Schritt 01 entscheidet über den Rest: Ein Betrieb, der seine Abläufe kennt, wählt anders aus als einer, der sie in der Vorführung zum ersten Mal sieht.
Die Fehler, die am teuersten werden
- Auswahl nach Vorführung. Was in einer Vorführung gut aussieht, sagt wenig über den Alltag. Testen Sie mit eigenen Fällen.
- Alle Sonderfälle abbilden wollen. Jede Anpassung kostet bei der Einführung und bei jeder Aktualisierung erneut. Prüfen Sie bei jedem Sonderfall, ob er wirklich nötig ist.
- Die Datenübernahme unterschätzen. Kundenstamm und Artikel gehen meist. Historie, offene Vorgänge und gewachsene Besonderheiten sind die Arbeit.
- Ohne Rückweg planen. Was passiert, wenn es nach drei Monaten nicht läuft? Diese Frage sollte vor der Umstellung eine Antwort haben.
- Die eigenen Leute nicht einbinden. Wer täglich damit arbeitet, weiß am besten, was gebraucht wird, und trägt die Einführung, wenn er gefragt wurde.
Wie die Auswahl abläuft, ohne sich zu verlaufen
Anbietervergleiche arten leicht aus. Ein Vorgehen, das in acht bis zwölf Wochen zu einer belastbaren Entscheidung führt:
Wochen 1 bis 3: Eigene Anforderungen. Die zwanzig wichtigsten Abläufe aufschreiben, je in fünf Sätzen. Getrennt in „muss" und „wäre gut". Diese Liste ist die Grundlage für alles Weitere, und sie entsteht im Betrieb, nicht in einer Vorführung.
Woche 4: Vorauswahl. Drei bis fünf Anbieter, die zur Branche und zur Größe passen. Mehr macht die Sache nicht besser, nur länger.
Wochen 5 bis 8: Vorführungen mit eigenen Fällen. Jeder Anbieter bekommt dieselben drei echten Vorgänge und zeigt, wie sein System sie abbildet. Nicht die Standardvorführung ansehen, das eigene Material vorlegen.
Woche 9: Referenzen anrufen. Nicht die vom Anbieter genannten allein. Fragen Sie in der Innung oder im Verband nach Betrieben ähnlicher Größe.
Wochen 10 bis 12: Angebote vergleichen und entscheiden. Mit allen Posten: Lizenz, Einführung, Datenübernahme, Schulung, laufende Wartung, Kosten für Anpassungen.
Drei Fragen, die in jedem Gespräch gestellt gehören: Wie kommen wir wieder heraus? Was kostet der zwanzigste Nutzer? Was passiert bei einer Aktualisierung mit unseren Anpassungen?
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein ERP-Wechsel?
Bei einem mittelständischen Betrieb sechs bis achtzehn Monate von der Entscheidung bis zum stabilen Betrieb. Die Installation ist der kürzeste Teil.
Können wir das ohne externe Hilfe machen?
Die Auswahl ja, wenn jemand im Betrieb die Abläufe vollständig überblickt. Die Einführung selten, dafür fehlt im Tagesgeschäft die Zeit.
Was ist mit der Cloud?
Für die meisten Betriebe inzwischen der Normalfall. Prüfen Sie Datenstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag und vor allem: Wie kommen Sie bei Kündigung an Ihre Daten?
Sollen wir gleich alles neu machen?
Nein. Der häufigste Fehler ist, den Wechsel mit einer Reorganisation zu verbinden. Zwei Baustellen gleichzeitig verdoppeln nicht den Aufwand, sondern das Risiko.
Was passiert mit dem alten System?
Es muss lesbar bleiben, solange Aufbewahrungsfristen laufen, in der Regel zehn Jahre. Klären Sie vorher, ob eine Leselizenz nötig ist und was sie kostet.
Der nächste Schritt
Schreiben Sie Ihre drei größten Ärgernisse auf und ordnen Sie jedes einer der beiden Spalten weiter oben zu. Wenn zwei von drei rechts stehen, sparen Sie sich ein Projekt über Monate.
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