Zeiterfassung im Handwerk: was die App können muss

Stundenzettel auf Papier sind im Handwerk noch immer verbreitet, und sie funktionieren, bis zum Monatsende. Dann sitzt jemand zwei Tage und entziffert, überträgt und rechnet nach. Was dabei verloren geht, merkt niemand, weil es nie gemessen wurde.

Dieser Beitrag beschreibt, was eine App können muss, was rechtlich gilt und woran Einführungen scheitern.

Zwei Zwecke, die nicht dasselbe sind

Das ist die wichtigste Unterscheidung, und sie wird beim Kauf regelmäßig übersehen.

Zweck 1: Arbeitszeiterfassung. Wann hat jemand angefangen, wann aufgehört, welche Pausen. Das ist eine gesetzliche Pflicht und dient dem Arbeitsschutz.

Zweck 2: Auftragszeiterfassung. Wie viele Stunden sind in welchen Auftrag geflossen. Das ist die Grundlage für Rechnung und Nachkalkulation, und der eigentliche wirtschaftliche Nutzen.

Viele Systeme können nur das Erste. Damit erfüllen Sie die Pflicht und wissen am Monatsende trotzdem nicht, ob sich ein Auftrag gerechnet hat.

Achten Sie beim Vergleich darauf: Lässt sich eine Stunde einem Auftrag und einer Tätigkeit zuordnen? Können mehrere Aufträge an einem Tag erfasst werden? Beides ist im Handwerk der Normalfall.

Was rechtlich gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen müssen, nach geltendem Recht, unabhängig von einem noch ausstehenden Gesetz zur genauen Ausgestaltung.

Was das praktisch bedeutet:

• Es muss erfasst werden, elektronisch oder auf Papier. Eine Form schreibt die Rechtsprechung nicht vor.
• Die Aufzeichnung kann delegiert werden. Der Mitarbeiter darf selbst eintragen, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Mit Betriebsrat ist die Einführung mitbestimmungspflichtig. Das gilt für die Auswahl des Systems, nicht nur für das Ob.

Besonders heikel: Standortdaten. Eine App, die dauerhaft den Aufenthaltsort erfasst, ist unzulässig. Zulässig kann eine punktuelle Erfassung beim Ein- und Ausstempeln sein, wenn sie erforderlich ist, benannt wird und nicht zur Verhaltenskontrolle dient. Bei Betriebsrat gehört das ausdrücklich in die Vereinbarung.

Woran Einführungen scheitern

Was die Umstellung tatsächlich bringt

Drei Dinge, in der Reihenfolge ihrer Bedeutung:

1. Die Nachkalkulation wird möglich. Sie wissen zum ersten Mal, welcher Auftragstyp sich rechnet und welcher nicht. Das verändert die Preisgestaltung mehr als jede Kalkulationsschulung.
2. Die Rechnung geht früher raus. Wenn die Stunden schon zugeordnet sind, entfällt die Sammelarbeit am Monatsende.
3. Weniger Streit. Was am Tag der Leistung erfasst wurde, wird selten bestritten, weder vom Kunden noch vom Mitarbeiter.

Punkt 1 ist der, den kaum jemand vorher auf dem Zettel hat und der sich im Nachhinein als der wertvollste erweist.

Was die Nachkalkulation Ihnen zeigt

Wenn Stunden erstmals sauber Aufträgen zugeordnet sind, kommen fast immer dieselben drei Erkenntnisse, und sie überraschen die meisten Betriebe.

Kleinaufträge kosten mehr, als sie einbringen. Anfahrt, Rüstzeit, Dokumentation fallen unabhängig von der Auftragsgröße an. Ein Auftrag über 180 Euro mit 40 Minuten Anfahrt ist regelmäßig ein Verlustgeschäft, was ihn nicht automatisch falsch macht, wenn er einen Stammkunden bindet. Aber es sollte eine Entscheidung sein, keine Überraschung.

Ein Auftragstyp trägt den Betrieb. In den meisten Fällen erwirtschaften zwanzig bis dreißig Prozent der Aufträge den Großteil des Deckungsbeitrags. Wer das weiß, weiß auch, wofür er werben sollte.

Die Schätzung war zu optimistisch. Kalkulierte und tatsächliche Stunden weichen bei Sanierungen im Bestand regelmäßig um zwanzig bis vierzig Prozent ab. Nach zwei Quartalen mit echten Zahlen kalkulieren Betriebe deutlich näher an der Wirklichkeit.

Diese drei Erkenntnisse sind der eigentliche Ertrag der Umstellung. Die eingesparten Stunden im Büro sind demgegenüber der kleinere Posten.

Wie Sie die Leute mitnehmen

Zeiterfassung ist das Thema, bei dem der Widerstand am größten ist, und zwar aus einem nachvollziehbaren Grund: Sie wird als Kontrolle verstanden. Wer das ignoriert, bekommt Zahlen, die nicht stimmen.

Was hilft:

Den Zweck benennen, bevor jemand fragt. „Wir wollen wissen, welche Aufträge sich rechnen" ist ein anderer Satz als gar keiner. Wenn nichts gesagt wird, wird Kontrolle vermutet.

Klarstellen, was nicht passiert. Keine dauerhafte Ortung, keine Auswertung einzelner Personen im Vergleich, keine Rückschlüsse auf Pausenverhalten. Und dann daran halten.

Zwei Leute vorher fragen. Wer den Test mitgemacht hat, erklärt es den Kollegen glaubwürdiger als jede Ansage.

Den eigenen Vorteil zeigen. Erfasste Stunden bedeuten korrekt abgerechnete Überstunden und weniger Diskussionen am Monatsende. Das ist für die Mitarbeiter das stärkste Argument, und es wird am seltensten genannt.

Wo ein Betriebsrat besteht, ist die Einbindung ohnehin Pflicht, und in der Praxis eher eine Hilfe als eine Hürde, weil die Regeln dann für alle klar dokumentiert sind.

Häufige Fragen

Der nächste Schritt

Messen Sie einmal, wie lange der Monatsabschluss mit Stundenzetteln dauert, vom ersten Sortieren bis zur fertigen Abrechnung. Und fragen Sie einen Monteur, wie lange er abends braucht, um den Zettel auszufüllen. Diese beiden Zahlen entscheiden.

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Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.