Bau dir eine saubere E-Mail-Signatur für Outlook, Gmail und Apple Mail, mit den Pflichtangaben für GmbH, UG und eingetragene Kaufleute. Fertig zum Kopieren.
Kostenlos, ohne AnmeldungDeine Daten bleiben im Browser
Trag Name, Funktion, Kontaktdaten und die Angaben zu deinem Betrieb ein. Der E-Mail-Signatur Generator zeigt dir, welche Pflichtangaben für deine Rechtsform dazugehören, und baut die Signatur als Tabelle, die auch Outlook sauber darstellt. Du kopierst sie als formatierten Text und fügst sie in dein Mailprogramm ein.
Anleitung
So baust du deine E-Mail-Signatur
Rechtsform wählen, Felder ausfüllen, Signatur kopieren und im Mailprogramm einfügen. Das Logo holst du dir per Adresse von deiner Website.
Pflichtangaben je Rechtsform markiert
Für Outlook, Gmail und Apple Mail
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Schritt 1: Wähl die Rechtsform deines Betriebs. Davon hängt ab, welche Angaben der Generator als Pflicht markiert. Für Einzelunternehmer ohne Eintrag im Handelsregister gibt es keine Pflichtfelder, dort empfehle ich Name, Anschrift und Telefon.
Schritt 2: Füll die Felder aus: Name, Funktion, Telefon, Mail, Website und die Angaben zum Unternehmen. Wenn du ein Logo zeigen willst, gib die Adresse des Bildes auf deiner Website an. Warum das so sein muss, steht weiter unten bei der Technik.
Schritt 3: Klick auf Kopieren. Die Signatur liegt dann als formatierter Text in der Zwischenablage, mit Schrift, Farben und Logo. Deine Angaben verlassen dabei nicht deinen Browser.
Schritt 4: Füg sie in deinem Mailprogramm ein. Jedes Programm hat dafür einen Bereich in den Einstellungen, der meist einfach Signatur heißt. Schick dir danach eine Testmail an eine andere Adresse und schau sie am Rechner und am Handy an.
Pflichtangaben
Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur je Rechtsform
GmbH, UG und eingetragene Kaufleute müssen in geschäftlichen Mails bestimmte Angaben machen, weil das Gesetz für Geschäftsbriefe gleich welcher Form gilt. Einzelunternehmer ohne Registereintrag betrifft das nicht.
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Die Pflicht kommt aus zwei Gesetzen: § 35a GmbHG für GmbH und UG, § 37a HGB für eingetragene Kaufleute. Beide sprechen von Geschäftsbriefen "gleichviel welcher Form". Damit sind auch die E-Mails gemeint, mit denen du geschäftlich nach außen schreibst. Keine Rechtsberatung: Die Übersicht fasst den Gesetzestext zusammen, Stand September 2026. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater oder einen Anwalt.
GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
Nach § 35a GmbHG gehören hinein: die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die Nummer im Handelsregister und alle Geschäftsführer.
Rechtsform und Sitz
Registergericht und Registernummer
Alle Geschäftsführer
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Angaben zum Kapital sind keine Pflicht. Nennst du aber Kapital, dann das Stammkapital.
Eingetragener Kaufmann (e.K.)
Nach § 37a HGB gehören hinein: die Firma, also der eingetragene Name, die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" oder die Abkürzung e.K., der Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Registernummer.
Firma und Zusatz e.K.
Ort der Handelsniederlassung
Registergericht und Registernummer
Einzelunternehmer ohne Registereintrag
Wer als Handwerker oder Dienstleister ohne Eintrag im Handelsregister arbeitet, fällt nicht unter diese beiden Vorschriften, und der Generator setzt keine Pflichtfelder.
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Ich empfehle trotzdem Name, Anschrift und Telefon. Ich bin selbst Einzelunternehmer und halte es in meiner Signatur genauso.
Technik
Warum Signaturen in Outlook oft zerfallen
Outlook versteht kein modernes CSS. Deshalb baut der Generator die Signatur als Tabelle mit Stilen direkt an jedem Element, und das Logo kommt über eine Adresse im Netz.
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Wer eine Signatur in einem Gestaltungsprogramm baut und in Outlook einfügt, erlebt oft Überraschungen: Abstände verschwinden, das Logo rutscht unter den Text, Farben fehlen. Der Grund: Outlook am Rechner stellt E-Mails mit einer eigenen Technik dar, die modernes CSS kaum versteht.
Der E-Mail-Signatur Generator hält sich deshalb an das, was überall funktioniert: eine HTML-Tabelle, bei der jede Formatierung direkt am Element steht, als sogenannter Inline-Stil. Im Code sieht das altmodisch aus. Es ist aber der Weg, auf dem eine Signatur in Outlook, Gmail und Apple Mail gleich aussieht.
Beim Logo gilt: Der Generator bindet es nur über die Adresse eines Bildes ein, das auf deiner Website oder einem anderen Server liegt. Direkt in die Signatur eingebettete Bilder, sogenannte data-URIs, verwendet er nie. Manche Mailprogramme zeigen solche Bilder gar nicht an oder hängen sie als Datei an die Mail. Lade dein Logo also auf deine Website und nimm dessen Adresse.
Zwei Tipps noch: Halte das Logo klein, es soll die Signatur tragen, nicht füllen. Und lass Banner, Sprüche und Werbezeilen weg. Eine Signatur ist eine Visitenkarte am Ende der Mail.
HTML-Tabelle statt moderner Layouts
Stile direkt am Element
Logo per Adresse, nie eingebettet
Typische Fehler
Typische Fehler in E-Mail-Signaturen
Signatur als Bild, fehlende Pflichtangaben, jeder im Team mit einer anderen Fassung und alte Daten, die keiner nachzieht.
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Die meisten Signaturen, die mir unterkommen, haben zwei oder drei kleine Schwächen. Jede für sich ist schnell behoben. Geh die Liste einmal mit deiner eigenen Signatur durch, das dauert keine fünf Minuten.
Die Signatur als ein einziges Bild
Sieht überall gleich aus, aber niemand kann Nummer oder Mail kopieren. Und manche Mailprogramme zeigen Bilder erst nach einem Klick.
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Bis dahin steht unter deiner Mail gar nichts.
Pflichtangaben fehlen
Bei GmbH und UG fehlt oft das Registergericht oder ein Geschäftsführer, der später dazugekommen ist. Das fällt meist erst auf, wenn jemand darauf hinweist.
Jeder im Team hat eine andere
Einer mit Logo, einer mit alter Nummer, einer ganz ohne. Für den Kunden sieht das nach drei verschiedenen Betrieben aus.
Alte Daten
Neue Nummer, neue Anschrift, ein Geschäftsführer mehr, und die Signatur zeigt noch den alten Stand. Unter deinen Mails sehen Kunden deine Kontaktdaten am häufigsten.
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Wenn sich etwas ändert, ist die Signatur das Erste, was du anpasst.
Zu viel drin
Drei Telefonnummern, fünf Symbole für soziale Netzwerke, ein Spruch und ein Hinweis zum Ausdrucken. Der Kunde braucht zwei Dinge: wer du bist und wie er dich erreicht.
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Alles andere macht die Mail länger, nicht besser.
Links, die nirgends hinführen
Ein Link zur Website oder zu deinen Google-Bewertungen gehört gern hinein, er muss aber stimmen. Den Bewertungslink erstellst du mit dem Bewertungs-Tool.
Quellen
Woher die Angaben stammen
Die Pflichtangaben stammen aus dem Gesetzestext auf gesetze-im-internet.de, Stand September 2026. Keine Rechtsberatung.
§ 35a GmbHG
Angaben auf Geschäftsbriefen für GmbH und UG. Adresse: gesetze-im-internet.de/gmbhg/__35a.html, abgerufen am 23.09.2026.
§ 37a HGB
Angaben auf Geschäftsbriefen für eingetragene Kaufleute. Adresse: gesetze-im-internet.de/hgb/__37a.html, abgerufen am 23.09.2026.
Und dann automatisch
Eine Signatur für das ganze Team
Für dich allein reicht der Generator. Schreiben mehrere Leute Mails, lohnt es sich, die Signatur an einer Stelle zu pflegen.
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Für ein einzelnes Postfach reicht der Generator. Sobald mehrere Leute im Betrieb Mails schreiben, wird es mühsam: Jede Änderung, vom neuen Logo bis zur neuen Nummer, muss auf jedem Rechner und jedem Handy nachgezogen werden, und irgendwer vergisst es. In Microsoft 365 und Google Workspace lassen sich Signaturen oder Fußzeilen zentral für alle Postfächer hinterlegen. Ich richte das ein, sodass eine Änderung für das ganze Team gilt, und verbinde es auf Wunsch mit den anderen Abläufen in deinem Betrieb. Den Festpreis dafür bekommst du nach dem Analysegespräch.
Automatisierung
Signatur, Postfächer und die Abläufe dahinter, eingerichtet für das ganze Team.
Angebotsvorlage
Das Angebot, das du mit dieser Signatur verschickst, schreibst du mit der kostenlosen Vorlage.
Social-Media-Bildgrößen
Logo und Farben aus der Signatur passen auch aufs LinkedIn-Banner. Die Maße und ein Generator stehen hier.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Was muss in eine E-Mail-Signatur einer GmbH?
Nach § 35a GmbHG gehören in geschäftliche E-Mails einer GmbH: die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer. Angaben zum Kapital sind freiwillig. Nennst du Kapital, dann das Stammkapital. Das Gesetz spricht von Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, E-Mails sind damit eingeschlossen. Keine Rechtsberatung, Stand September 2026.
Welche Pflichtangaben gelten für eine UG in der E-Mail?
Dieselben wie für die GmbH, denn die UG (haftungsbeschränkt) ist eine besondere Form der GmbH. Also die Rechtsform mit dem Zusatz "haftungsbeschränkt", der Sitz, das Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer. Grundlage ist § 35a GmbHG. Der Generator markiert diese Felder als Pflicht, sobald du UG als Rechtsform wählst. Keine Rechtsberatung.
Was muss ein eingetragener Kaufmann in die E-Mail-Signatur schreiben?
Nach § 37a HGB: die Firma, also den eingetragenen Namen, die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" oder die Abkürzung e.K., den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Registernummer. Das gilt für Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form, also auch für E-Mails, mit denen du geschäftlich nach außen schreibst. Keine Rechtsberatung, Stand September 2026.
Brauche ich als Einzelunternehmer Pflichtangaben in der Signatur?
Wenn du nicht im Handelsregister eingetragen bist, greifen § 35a GmbHG und § 37a HGB nicht, und eine gesetzliche Liste für die Signatur gibt es dann nicht. Ich empfehle trotzdem vollen Namen, Anschrift und Telefonnummer. Der Kunde weiß so, mit wem er es zu tun hat, und erreicht dich, ohne erst deine Website zu suchen. Keine Rechtsberatung.
Warum sieht meine E-Mail-Signatur in Outlook anders aus?
Outlook am Rechner versteht modernes CSS kaum. Abstände, Spalten und Farben, die in anderen Programmen passen, fallen dort auseinander. Der Generator baut die Signatur deshalb als HTML-Tabelle, und jede Formatierung steht direkt am Element. So sieht sie in Outlook, Gmail und Apple Mail gleich aus. Das Logo bindest du über die Adresse eines Bildes auf deiner Website ein.
Wie füge ich die Signatur in Outlook oder Gmail ein?
Klick im Generator auf Kopieren, dann liegt die Signatur als formatierter Text in der Zwischenablage. Öffne in deinem Mailprogramm die Einstellungen zur Signatur, füge sie dort ein und speichere. Schick dir danach eine Testmail an eine andere Adresse und schau sie am Rechner und am Handy an, bevor du die Signatur im Alltag nutzt.
Ist der E-Mail-Signatur Generator kostenlos?
Ja, ohne Anmeldung und ohne Konto. Deine Angaben bleiben in deinem Browser. Wenn mehrere Leute in deinem Betrieb Mails schreiben und die Signatur für alle gleich sein soll, richte ich sie zentral ein, damit eine Änderung für das ganze Team gilt. Den Festpreis dafür bekommst du nach dem Analysegespräch per Google Meet, das 15 bis 20 Minuten dauert.
Signatur für das ganze Team
Vier kurze Fragen, dann weiß ich, wie viele Postfächer ihr habt und womit ihr arbeitet. Ich melde mich persönlich, und im Analysegespräch per Google Meet klären wir in 15 bis 20 Minuten, was sich bei dir lohnt.