Warum Bewerbungen liegen bleiben, und was das kostet

„Wir bekommen keine Bewerbungen" ist ein Satz, der in Betrieben häufig fällt. Fragt man nach, waren im letzten halben Jahr sechs Bewerbungen da, zwei wurden beantwortet, eine davon nach drei Wochen.

Das ist kein Bewerbermangel. Das ist ein Ablaufproblem, und es ist das am leichtesten zu behebende in der ganzen Personalgewinnung.

Was in der Wartezeit passiert

Eine Fachkraft, die sich umschaut, bewirbt sich selten nur bei einem Betrieb. Meist sind es drei bis fünf gleichzeitig.

Tag 1: Die Bewerbung ist raus. Die Erwartung: eine Rückmeldung in den nächsten Tagen.

Tag 3: Zwei Betriebe haben geantwortet, einer hat schon einen Termin vorgeschlagen. Ihr Betrieb hat nichts gesagt.

Tag 7: Der Bewerber war bei einem Gespräch. Der Betrieb wirkte organisiert, der Meister war da, es gab eine Betriebsbesichtigung.

Tag 10: Ein Angebot liegt vor.

Tag 14: Sie melden sich. Der Bewerber hat unterschrieben, oder er kommt zum Gespräch, aber mit einem Angebot in der Tasche, gegen das Sie antreten müssen.

Der Punkt dabei ist nicht nur die verlorene Zeit. Es ist das Signal: Ein Betrieb, der zwei Wochen für eine Antwort braucht, wirkt unorganisiert. Der Bewerber überträgt das auf den Arbeitsalltag, und liegt damit oft nicht falsch.

Warum es liegen bleibt

Die Ursachen sind fast überall dieselben:

Niemand ist zuständig. Die Bewerbung landet in einem allgemeinen Postfach, das der Chef abends durchsieht. Wenn er unterwegs ist, sieht sie niemand.

Der Chef will alle selbst sehen. Verständlich bei einer wichtigen Stelle, aber es macht ihn zum Engpass. Und Betriebsinhaber im Handwerk sind selten am Schreibtisch.

Es fehlt eine Entscheidung. Die Bewerbung ist gelesen, aber niemand entscheidet, ob eingeladen wird. Sie bleibt „zur Klärung" liegen.

Es fehlt ein Textbaustein. Jede Antwort wird neu formuliert, und weil das Zeit braucht, wird es aufgeschoben.

Die Bewerbung ist untergegangen. Zwischen Lieferantenmails und Kundenanfragen. Passiert häufiger, als man denkt.

Alle fünf Ursachen sind organisatorisch. Keine hat mit dem Bewerbermarkt zu tun.

Was es kostet

Eine unbesetzte Stelle kostet unmittelbar, und die Rechnung lässt sich für den eigenen Betrieb anstellen.

Entgangener Umsatz. Eine Fachkraft im Handwerk erwirtschaftet einen Deckungsbeitrag, der sich aus verrechenbaren Stunden mal Stundensatz abzüglich Kosten ergibt. Jeder Monat ohne Besetzung ist dieser Betrag.

Überlastung des Teams. Die Arbeit wird verteilt. Über Wochen geht das, über Monate erzeugt es die nächste Kündigung.

Abgelehnte Aufträge. Wer keine Kapazität hat, sagt ab. Ein abgelehnter Kunde fragt beim nächsten Mal nicht wieder an.

Wiederholter Aufwand. Wenn nach vier Monaten neu ausgeschrieben wird, fällt der Aufwand für Anzeige und Auswahl erneut an.

Dagegen steht der Aufwand für eine schnelle Antwort: fünf Minuten. Es gibt in der Personalarbeit kein Verhältnis, das so eindeutig ist.

Die vier Regeln

Regel 1: Ein Name, keine Funktion. Eine Person im Betrieb ist zuständig für eingehende Bewerbungen, mit Vertretung. Nicht „das Büro", nicht „der Chef, wenn er Zeit hat".

Regel 2: Eingangsbestätigung innerhalb von 24 Stunden. Automatisch oder von Hand. Drei Sätze: angekommen, wer sich meldet, bis wann. Das kostet nichts und hebt Sie sofort von den meisten ab.

Regel 3: Entscheidung innerhalb von drei Tagen. Einladen oder absagen. Wenn eine Entscheidung länger braucht, sagen Sie das dem Bewerber, mit einem Datum.

Regel 4: Gespräch innerhalb von zwei Wochen. Und zwar zu einer Zeit, die für den Bewerber passt. Wer in einem anderen Betrieb arbeitet, kann nicht dienstags um zehn.

Dazu ein praktischer Hinweis: Halten Sie drei Textbausteine bereit, Eingangsbestätigung, Einladung, Absage. Damit dauert jede Antwort zwei Minuten statt zwanzig, und der häufigste Grund für Verzögerung entfällt.

Absagen gehören dazu

Die unangenehme Aufgabe, und die mit der längsten Nachwirkung.

Eine Absage, die nie kommt, hinterlässt einen Menschen, der sich nicht ernst genommen fühlt, in einer Region, in der man sich kennt. Er erzählt davon. Und wenn er in zwei Jahren als erfahrene Fachkraft gesucht wird, erinnert er sich.

Was eine gute Absage ausmacht: schnell, höflich, ohne Floskelkette, mit einem Satz Begründung, wenn möglich. „Wir haben uns für eine Bewerberin mit mehr Erfahrung im Altbau entschieden" ist mehr wert als „leider können wir Ihnen keine Zusage erteilen".

Achten Sie auf die Formulierung. Begründungen, die auf Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder Behinderung Bezug nehmen könnten, gehören nicht in eine Absage, auch nicht gut gemeint. Halten Sie sich an die fachliche Eignung.

Und der praktische Punkt: Wer gute Bewerber absagt, weil die Stelle vergeben ist, kann fragen, ob er sich bei einer künftigen Stelle wieder melden darf. Das ist die günstigste Bewerberpflege, die es gibt.

Der Ablauf, der das Liegenbleiben verhindert

Wer die vier Regeln nicht jedes Mal von Hand durchsetzen will, baut sie in einen Ablauf. Das ist derselbe Gedanke wie bei eingehenden Kundenanfragen, mit einem Unterschied: Bewerbungsunterlagen enthalten besonders schützenswerte Daten, und das ändert einige Details.

Ein eigener Eingang. Eine Adresse wie `bewerbung@` statt der allgemeinen Adresse. Damit landen Bewerbungen nicht zwischen Lieferantenmails, und der Zugriff lässt sich auf die Personen beschränken, die ihn brauchen.

Automatische Eingangsbestätigung. Drei Sätze, mit Name und Telefonnummer des Zuständigen. Läuft ohne Zutun und erfüllt Regel 2.

Ein Vorgang je Bewerbung. In der Aufgabenliste, mit Frist in drei Tagen. Wer nicht entschieden hat, sieht die Aufgabe jeden Tag oben stehen.

Eine Erinnerung an den Zuständigen. Wenn nach drei Tagen keine Entscheidung vermerkt ist, geht eine Nachricht raus, an ihn und an die Vertretung.

Textbausteine hinterlegt. Einladung und Absage vorbereitet, mit Platzhaltern für Name und Stelle.

Zum Datenschutz gehört dazu: Zugriff nur für die Beteiligten, keine Weiterleitung von Unterlagen in allgemeine Postfächer oder Gruppenchats, und eine Löschregel. Unterlagen abgelehnter Bewerber werden nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, üblich sind einige Monate Aufbewahrung wegen möglicher Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz. Wer Unterlagen länger behalten will, um bei künftigen Stellen darauf zurückzukommen, braucht dafür die Einwilligung des Bewerbers. Die konkrete Ausgestaltung gehört in Ihre Datenschutzberatung.

Der Aufwand für diesen Ablauf liegt bei wenigen Stunden. Er sorgt dafür, dass die vier Regeln auch in der Woche gelten, in der drei Baustellen gleichzeitig brennen, und genau in dieser Woche kommt erfahrungsgemäß die beste Bewerbung.

Häufige Fragen

Der nächste Schritt

Schauen Sie nach, wann die letzte Bewerbung eingegangen ist und wann geantwortet wurde. Wenn dazwischen mehr als zwei Tage liegen, legen Sie heute die drei Textbausteine an und benennen Sie eine zuständige Person.

Weiterführend: Bewerbungsprozess verbessern, Stellenanzeige schreiben und Was eine Absage kostet. Wie wir Karriereseiten und Betriebswebsites bauen, steht unter Webdesign für Betriebe. Oder anrufen unter 07903 943946.