Stundenzettel-Vorlage zum Ausfüllen und Drucken

Schritt 1: Trag oben den Namen des Mitarbeiters und den Zeitraum ein. Brauchst du Zettel für mehrere Leute, füllst du die Vorlage einmal je Person aus.

Schritt 2: Trag für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Pause ein. Die Vorlage rechnet die Dauer aus. Ist ein Tag länger als sechs Stunden und die Pause zu kurz, siehst du einen Hinweis.

Schritt 3: Prüf die Summe unten. Lass den Zettel unterschreiben, wenn ihr das in deinem Betrieb so handhabt. Dann gibt es später keine Diskussion über einzelne Tage.

Schritt 4: Druck den Zettel, speichere ihn als PDF oder lade ihn als Datei für Excel herunter. Die Einträge bleiben in deinem Browser. Schließt du die Seite, bevor du gespeichert hast, sind sie weg.

Arbeitszeitgesetz: Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Die Nachweise bewahrst du mindestens zwei Jahre auf.

Mindestlohngesetz: Strenger ist § 17 Abs. 1 MiLoG. Für Minijobber und für die Beschäftigten in den Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz zeichnest du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit auf, spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag, und bewahrst die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre auf. Zu diesen Branchen gehören unter anderem das Baugewerbe, die Gebäudereinigung, Gaststätten, Spedition und Logistik sowie Friseur und Kosmetik. Für einen Betrieb am Bau heißt das: jeder Tag, jeder Mitarbeiter.

Bundesarbeitsgericht: Mit Beschluss vom 13.09.2022, Aktenzeichen 1 ABR 22/21, hat das BAG entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Das betrifft Arbeitgeber allgemein, nicht nur die Branchen aus dem Mindestlohngesetz. Ein sauber geführter Stundenzettel ist ein Anfang.

Für dich als Inhaber ohne Angestellte gilt davon nichts. Aufschreiben lohnt sich trotzdem, spätestens wenn du nach Aufwand abrechnest oder deinen Stundensatz prüfen willst. Diese Seite fasst Gesetze und Beschluss zusammen und ist keine Rechtsberatung.

Wie viel Pause sein muss, steht in § 4 ArbZG. Wer mehr als sechs und bis zu neun Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause. Wer mehr als neun Stunden arbeitet, braucht mindestens 45 Minuten.

Die Pause darf aufgeteilt werden, jeder Abschnitt muss aber mindestens 15 Minuten dauern. Fünf Minuten Kaffee hier und zehn Minuten Vesper dort zählen also nicht als Pause im Sinne des Gesetzes. Und länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.

Ein Beispiel: Beginn 7 Uhr, Ende 16 Uhr, 30 Minuten Pause. Das sind achteinhalb Stunden Arbeit, die Pause reicht. Wird es an dem Tag 17 Uhr und die Pause bleibt bei 30 Minuten, sind es neuneinhalb Stunden, und es fehlen 15 Minuten Pause. Weil es mehr als acht Stunden sind, gehört der Tag nach § 16 ArbZG außerdem aufgeschrieben.

Die Vorlage vergleicht die eingetragene Pause mit diesen Grenzen und markiert Tage, an denen sie zu kurz ist. So fällt es auf, bevor der Zettel im Ordner landet.

Ein Zettel auf Papier ist erlaubt, solange er vollständig ist, rechtzeitig ausgefüllt wird und zwei Jahre im Ordner bleibt. Für einen kleinen Betrieb mit zwei, drei Leuten reicht die Vorlage hier oft aus.

Die Schwächen von Papier kennt jeder, der es mal gemacht hat: Zettel werden am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt, gehen im Fahrzeug verloren oder sind nicht zu lesen. Und am Monatsende tippt jemand im Büro alles ab, für die Lohnabrechnung und für die Rechnungen nach Aufwand. Diese Stunden fehlen dann an anderer Stelle.

Digital heißt nicht teure Software. Eine digitale Stempeluhr kann eine kleine Web-App auf dem Handy sein: Deine Leute tippen morgens auf Start und abends auf Ende, wählen die Baustelle, und die Zeiten landen dort, wo du sie brauchst. Die Pausen prüft die App gleich mit. So etwas baue ich, passend zu den Abläufen in deinem Betrieb.