Auftragsbestätigung-Vorlage mit PDF

Schritt 1: Trag oben deinen Betrieb und den Kunden ein. Dazu eine eigene Nummer für die Auftragsbestätigung und das Datum. Die Vorlage setzt "Auftragsbestätigung" als Überschrift auf das Blatt.

Schritt 2: Nenn das Angebot, auf das sich der Auftrag bezieht, mit Nummer und Datum, und wie der Kunde beauftragt hat, etwa "Ihre Zusage per Mail vom 18.09.". So ist klar, welche Fassung gilt, falls es mehrere gab.

Schritt 3: Übernimm die Positionen aus dem Angebot, mit allem, was sich seitdem geändert hat. Trag den geplanten Beginn oder den Ausführungszeitraum ein und die Zahlungsbedingungen, auch eine Abschlagszahlung, wenn ihr eine vereinbart habt.

Schritt 4: Prüf die Vorschau, speichere das Schreiben als PDF und schick es dem Kunden. Deine Eingaben bleiben in deinem Browser. Schließt du die Seite, bevor du gespeichert hast, ist die Bestätigung weg.

Der Kunde ruft an und sagt: "Machen Sie das so." Oder er schreibt eine Zeile per WhatsApp. Für dich ist der Auftrag damit klar, aber was genau hat er zugesagt? Das Angebot von vor sechs Wochen, die geänderte Fassung vom Termin danach, oder die mit dem günstigeren Material, über das ihr am Telefon gesprochen habt?

Mit einer Auftragsbestätigung schreibst du auf, was ihr vereinbart habt, und schickst es dem Kunden. Beide haben dann dasselbe Papier in der Hand. Das lohnt sich besonders in drei Fällen.

Erstens, wenn sich zwischen Angebot und Zusage etwas geändert hat: eine Position mehr, ein anderes Material, ein anderer Preis. Zweitens, wenn die Zusage nur mündlich kam. Drittens bei größeren Aufträgen, die über Wochen laufen und bei denen ein Abschlag fällig wird.

Welche rechtliche Wirkung eine Auftragsbestätigung in deinem Fall hat, beantwortet diese Seite nicht. Sie ist keine Rechtsberatung und beschreibt, was sich im Alltag von Handwerksbetrieben bewährt hat. Für einen Streitfall fragst du einen Anwalt.

Die drei Schreiben sehen ähnlich aus, alle haben Positionen, Preise und eine Summe. Sie stehen aber an unterschiedlichen Stellen im Auftrag, und jedes hat seine eigene Aufgabe.

Das Angebot kommt zuerst. Du beschreibst, was du machen würdest, zu welchem Preis und bis wann das gilt. Für Angebote gibt es keine gesetzliche Pflichtliste wie für Rechnungen. Wie du ein gutes Angebot aufbaust, steht bei meiner Angebotsvorlage. Wenn du den Preis noch nicht sicher kennst, ist vielleicht ein Kostenvoranschlag das passende Schreiben.

Die Auftragsbestätigung kommt nach der Zusage des Kunden. Sie hält den Stand fest, auf den ihr euch nach allen Änderungen geeinigt habt, mit Termin und Zahlungsbedingungen. Das ist das Papier, auf das du dich während der Arbeit beziehst.

Die Rechnung kommt am Ende oder als Abschlag zwischendurch. Für sie schreibt das Gesetz Pflichtangaben vor, anders als für Angebot und Auftragsbestätigung. Wer im Angebot und in der Auftragsbestätigung schon sauber gearbeitet hat, übernimmt die Positionen in die Rechnung und muss wenig nachdenken.

Für Privatkunden lohnt es sich, Arbeitskosten und Material getrennt auszuweisen. Nach § 35a Einkommensteuergesetz können sie für Handwerkerleistungen 20 Prozent der Arbeitskosten von ihrer Steuer abziehen, höchstens 1.200 Euro. Das geht nur mit Rechnung und Zahlung aufs Konto. Wer die Trennung schon in der Auftragsbestätigung hat, übernimmt sie einfach in die Rechnung.

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz, weist du keine Umsatzsteuer aus. Voraussetzung ist ein Umsatz von höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Unter die Summe setzt die Vorlage dann den Satz "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Ansonsten wählst du 19 oder 7 Prozent. Welcher Satz für deine Leistung gilt und was im Einzelfall zu beachten ist, klärst du mit deinem Steuerberater. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung.