Stundenverrechnungssatz berechnen

Schritt 1: Trag deine Kosten für ein ganzes Jahr ein. Dazu gehören die Löhne deiner Leute samt Lohnnebenkosten, die Gemeinkosten des Betriebs von der Miete bis zur Versicherung und der Lohn, den du dir selbst zahlen willst. Die Zahlen findest du in deiner Buchhaltung oder in der letzten Auswertung vom Steuerberater. Wenn du gerade gründest, schätzt du sie und rechnest später mit den echten Werten nach.

Schritt 2: Trag ein, wie viel gearbeitet wird. Arbeitstage im Jahr, davon ziehst du Urlaub, Feiertage und Krankheitstage ab. Dann die Stunden je Tag und den Anteil davon, den du einem Kunden wirklich berechnen kannst. Bei dieser Zahl sind die meisten zu großzügig, mehr dazu weiter unten.

Schritt 3: Wähl den Zuschlag für Wagnis und Gewinn und den Steuersatz. Bist du Kleinunternehmer, stellst du die Umsatzsteuer auf null.

Schritt 4: Lies das Ergebnis. Du siehst die verkaufbaren Stunden, die Kosten je Stunde, den Satz mit Zuschlag und den Satz mit Steuer. Ändere eine Zahl und schau, was passiert. Deine Eingaben bleiben in deinem Browser.

Die Formel für die verkaufbaren Stunden ist schnell erklärt: Arbeitstage im Jahr, minus Urlaub, Feiertage und Krankheit, mal Stunden je Tag, mal Anteil produktiver Zeit. Die ersten Teile kennst du aus dem Kalender. Beim letzten wird es ehrlich.

Produktiv heißt hier: Zeit, die auf einer Rechnung landet. Nicht dazu gehören die Fahrt zur Baustelle, wenn du sie nicht extra berechnest, das Aufmaß für ein Angebot, aus dem nie ein Auftrag wird, der Weg zum Großhändler, das Aufräumen der Werkstatt, die Rechnungen am Abend und das Telefonat mit dem Steuerberater. Wie viel das bei dir ausmacht, weißt nur du. Schreib zwei, drei Wochen lang mit, dann hast du eine Zahl statt eines Gefühls.

Wie stark diese Zahl wirkt, zeigt ein Beispiel mit frei erfundenen, runden Zahlen: Kostet dein Betrieb im Jahr 100.000 Euro und du kannst 1.000 Stunden berechnen, brauchst du 100 Euro je Stunde, nur um die Kosten zu decken. Kannst du nur 800 Stunden berechnen, sind es 125 Euro. Die Kosten sind gleich geblieben, es sind nur weniger Stunden, auf die sie sich verteilen.

Umgekehrt gilt: Jede Stunde Büroarbeit, die du loswirst, kann eine Stunde werden, die du verkaufst. An dieser Stelle setzen die Abläufe an, die ich baue.

Bist du Kleinunternehmer, weist du keine Umsatzsteuer aus. Die Grenze steht in § 19 Umsatzsteuergesetz, Stand September 2026: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Im Rechner stellst du den Steuersatz dann auf null.

Am Rechenweg ändert sich sonst nichts. Kosten, Unternehmerlohn und verkaufbare Stunden bleiben dieselben. Rechne deine Gemeinkosten mit dem Betrag, der wirklich von deinem Konto geht.

Behalte die Grenze im Blick. Wächst dein Umsatz über sie hinaus, kommt die Umsatzsteuer oben drauf, und für Privatkunden wird dein Angebot teurer, obwohl sich an deinem Satz nichts geändert hat. Wann genau das greift und was für laufende Aufträge gilt, klärst du mit deinem Steuerberater. Diese Seite ist keine Steuerberatung.