Zahlungserinnerung und Mahnung: Vorlage mit Zinsrechner

Schritt 1: Trag deine Daten und die des Kunden ein, dazu Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag und das Datum, an dem die Rechnung fällig war.

Schritt 2: Wähl die Stufe. Die Zahlungserinnerung ist freundlich und geht davon aus, dass die Rechnung untergegangen ist. Die Mahnung ist sachlich und setzt eine neue Frist. Die letzte Mahnung sagt, was passiert, wenn wieder nichts kommt.

Schritt 3: Entscheide, ob du Verzugszinsen ausweisen willst. Dafür gibst du an, ob dein Kunde Privatperson oder Unternehmen ist und seit wann er im Verzug ist. Die Vorlage rechnet mit der Formel, die weiter unten steht, und zeigt jeden Schritt.

Schritt 4: Prüf die Vorschau, speichere das Schreiben als PDF und schick es ab. Deine Eingaben bleiben in deinem Browser. Ich sehe weder deine Kunden noch deine Beträge.

Verzug ist der Punkt, ab dem dein Kunde nicht nur spät dran ist, sondern Zinsen schuldet. Wann das ist, regelt § 286 BGB, Stand September 2026. Der Grundfall: Die Rechnung ist fällig, du mahnst, und mit der Mahnung ist der Kunde im Verzug.

Eine Mahnung brauchst du nicht, wenn für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt ist. "Zahlbar bis 15.10.2026" ist so ein Termin. Zahlt der Kunde bis dahin nicht, ist er im Verzug, ohne dass du ein Schreiben schicken musst.

Dazu kommt eine Regel für Geldforderungen: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist der Kunde im Verzug, auch ohne Mahnung. Bei Verbrauchern, also deinen Privatkunden, gilt das aber nur, wenn die Rechnung auf genau diese Folge besonders hinweist. Steht der Hinweis nicht drauf, brauchst du bei Privatkunden die Mahnung oder ein Kalenderdatum.

Das hat Folgen fürs Geld: Ab dem Verzug laufen Zinsen, und unter Unternehmen kommt eine Pauschale dazu. Vorher nicht. Wer "zahlbar sofort" auf die Rechnung schreibt und dann wochenlang wartet, verschenkt Zeit. Diese Seite fasst den Gesetzestext zusammen und ist keine Rechtsberatung.

Wie hoch die Verzugszinsen sind, steht in § 288 BGB. Ist ein Verbraucher beteiligt, sind es 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ist kein Verbraucher beteiligt, also bei einem Geschäft zwischen zwei Unternehmen, sind es 9 Prozentpunkte darüber.

Den Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank. Er wird zum 1. Januar und zum 1. Juli angepasst. Seit dem 01.07.2026 liegt er bei 1,52 Prozent, davor lag er seit dem 01.01.2026 bei 1,27 Prozent. Die Vorlage nimmt 1,52 Prozent als Vorgabe. Fällt dein Verzug in ein früheres Halbjahr oder gibt es inzwischen einen neuen Wert, trägst du den passenden Satz selbst ein.

Gerechnet wird so: Betrag mal Zinssatz mal Tage im Verzug, geteilt durch 365. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Eine Rechnung über 2.000 Euro ist seit 30 Tagen im Verzug. Bei einem Privatkunden gilt 1,52 plus 5, also 6,52 Prozent. 2.000 Euro mal 6,52 Prozent mal 30 geteilt durch 365 ergibt 10,72 Euro. Bei einem Unternehmen gilt 1,52 plus 9, also 10,52 Prozent, und es kommen 17,29 Euro heraus.

Unter Unternehmen kannst du nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen, sobald der Kunde im Verzug ist. Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht. Im Beispiel wären es beim Unternehmen also 17,29 Euro Zinsen und 40 Euro Pauschale.

Zu Mahngebühren mache ich hier keine Versprechen. Die Vorlage setzt von sich aus keine an, du kannst aber tatsächlich entstandene, angemessene Kosten als eigenen Betrag eintragen. Wenn es um viel Geld geht oder der Kunde der Forderung widerspricht, frag einen Anwalt. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.

Die beste Mahnung ist die, die du nicht schreiben musst. Das fängt auf der Rechnung an. Schreib ein festes Datum: "Zahlbar ohne Abzug bis zum 15.10.2026." Das ist ein Termin nach dem Kalender. Der Kunde weiß genau, bis wann, und für den Verzug brauchst du keine Mahnung mehr.

"Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" klingt ähnlich. Beim Kunden kommt aber die Frage auf, ab wann gezählt wird: ab dem Rechnungsdatum, ab dem Eingang, ab dem Tag, an dem er die Post öffnet. Ein Datum nimmt diese Frage vorweg.

Bei Privatkunden gehört außerdem der Hinweis auf die 30 Tage auf die Rechnung, etwa so: "Ohne Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung tritt auch ohne Mahnung Verzug ein." Ohne diesen Hinweis greift die 30-Tage-Regel bei Verbrauchern nicht.

Und dann ein kleiner Kniff, der oft mehr bringt als jede Mahnstufe: Schick zwei, drei Tage vor Ablauf der Frist eine kurze Erinnerung. Sie wirkt nicht wie ein Vorwurf, weil noch nichts überfällig ist, und viele zahlen dann einfach. Genau diese Erinnerung lässt sich gut automatisieren.