Besuchsbericht-Vorlage für den Außendienst

Schritt 1: Trag den Kunden ein, deinen Gesprächspartner, das Datum und den Anlass des Besuchs. Das dauert eine halbe Minute.

Schritt 2: Schreib in Stichpunkten auf, worüber ihr gesprochen habt. Drei oder vier Punkte, auf die es ankam, genügen. Was der Kunde wörtlich gesagt hat und was wichtig klang, gehört hinein.

Schritt 3: Fass das Ergebnis in einem Satz zusammen und trag die nächsten Schritte ein: was, wer, bis wann. Setz ein Datum für die Wiedervorlage.

Schritt 4: Speichere den Bericht als PDF oder kopier ihn in eine Mail. Die Eingaben bleiben in deinem Browser. Schließt du die Seite vor dem Speichern, sind sie weg.

Im Außendienst passiert das Wichtige im Gespräch. Der Kunde erzählt, dass seine alte Maschine im Frühjahr raus soll, dass der Einkäufer wechselt oder dass ihm beim letzten Auftrag etwas nicht gepasst hat. Wer das nicht aufschreibt, hat es nach dem dritten Termin am selben Tag vergessen.

Ein Besuchsbericht hält fest, was besprochen wurde und was als Nächstes passiert. Für dich ist er das Gedächtnis für den nächsten Besuch. Du liest ihn im Auto, bevor du reingehst, und weißt wieder, worüber ihr beim letzten Mal geredet habt. Das merkt der Kunde.

Für den Betrieb bringt er noch mehr. Der Innendienst sieht, welches Angebot er schreiben soll. Der Chef sieht, welche Kunden gerade in Bewegung sind. Und wenn ein Verkäufer krank wird oder den Betrieb verlässt, geht das Wissen über seine Kunden nicht mit ihm. An dieser Stelle merken viele Betriebe erst, dass nichts aufgeschrieben war.

Viele Besuchsberichte sind in der Mitte ausführlich und am Ende dünn. Dabei bringt der Schluss den Umsatz. Ein Gespräch ohne vereinbarten nächsten Schritt war nett, mehr nicht.

Schreib jeden Schritt so, dass er ohne Rückfrage erledigt werden kann: was genau, wer, bis wann. "Angebot für zwei Maschinen mit Wartungsvertrag, Innendienst, bis Freitag" ist ein Schritt. "Kunde interessiert, dranbleiben" ist keiner.

Dazu gehört ein Datum für die Wiedervorlage. An diesem Tag nimmst du dir den Kunden wieder vor: Ist das Angebot raus, hat er geantwortet, ist ein Anruf fällig? Auf Papier heißt das, den Termin in den Kalender zu übertragen. Wer das vergisst, verliert genau die Kunden, bei denen es knapp war.

Die Vorlage hat deshalb eigene Felder für die nächsten Schritte und die Wiedervorlage. Lass sie nicht leer.

Zu spät geschrieben. Wer die Berichte am Freitagabend für die ganze Woche nachträgt, schreibt aus dem Gedächtnis, und das ist nach fünf Tagen und fünfzehn Gesprächen dünn. Schreib den Bericht vor dem nächsten Termin, dann reichen ein paar Minuten.

Zu lang. Ein Bericht, der das ganze Gespräch nacherzählt, wird nicht gelesen, auch nicht von dir selbst beim nächsten Besuch. Stichpunkte zu dem, was zählt, und ein Satz zum Ergebnis sind genug.

Ohne nächsten Schritt. "Gutes Gespräch" ist kein Ergebnis. Wenn am Ende nicht steht, wer was bis wann macht, passiert meistens gar nichts, und der Kunde wundert sich, warum er nichts mehr hört.

Nur für den Schreiber verständlich. Abkürzungen und Andeutungen, die nur du kennst, helfen niemandem, der den Kunden übernimmt oder das Angebot schreiben soll. Schreib so, dass ein Kollege ohne Rückfrage weiß, worum es geht.

Ein Besuchsbericht auf Papier oder als PDF im Postfach ist besser als keiner. Die Schwäche zeigt sich später: Wer vor dem nächsten Besuch wissen will, was beim letzten Mal war, muss suchen. Und die Wiedervorlage steht nur dort, wo sie jemand eingetragen hat.

In einem CRM, also einer Kundendatenbank für den Vertrieb, hängt jeder Bericht am Kunden. Du öffnest die Firma und siehst alle Besuche, Angebote und Anrufe untereinander. Die Wiedervorlage wird zur Aufgabe, die am richtigen Tag von selbst auftaucht. Und der Chef sieht, ohne nachzufragen, wo was steht.

Der Umstieg muss nicht groß sein. Wer heute mit dieser Vorlage arbeitet, hat schon die richtigen Felder. Im CRM heißen sie genauso, nur füllst du sie am Handy aus, noch im Auto nach dem Termin. Diesen Schritt richte ich für Betriebe ein, passend zu dem, wie ihr heute schon arbeitet.