Reisekostenabrechnung 2026 mit Pauschalen-Rechner

Schritt 1: Trag ein, wer gereist ist, wohin und warum. Ein kurzer Anlass reicht, etwa "Montage beim Kunden" oder "Messebesuch".

Schritt 2: Trag Datum und Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr ein. Daraus ergibt sich, welche Pauschale je Tag gilt: 28 Euro, 14 Euro oder keine.

Schritt 3: Gib je Tag an, welche Mahlzeiten der Betrieb gestellt hat, und trag die gefahrenen Kilometer mit dem eigenen Auto ein. Hotel, Bahn oder Parken kommen mit dem Betrag vom Beleg dazu.

Schritt 4: Prüf die Summe und speichere die Abrechnung als PDF oder als Datei für Excel. Deine Eingaben bleiben in deinem Browser. Schließt du die Seite vor dem Speichern, sind sie weg.

Wer beruflich unterwegs ist, isst unterwegs, und das kostet mehr als das Vesper von zu Hause. Dafür gibt es die Verpflegungspauschalen, im Steuerrecht Verpflegungsmehraufwand genannt. Für Reisen im Inland stehen sie in § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG, Stand September 2026.

Bist du einen ganzen Kalendertag, also 24 Stunden, von deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte weg, sind es 28 Euro. Bei einer Reise über mehrere Tage gibt es für den Anreisetag und den Abreisetag je 14 Euro. Bei einer eintägigen Reise ohne Übernachtung gibt es 14 Euro, wenn du mehr als 8 Stunden weg bist.

Die Pauschalen gelten, ohne dass du Quittungen fürs Essen sammeln musst. Nachweisen musst du aber, wann die Reise begann und endete. Deshalb gehören Datum und Uhrzeit in jede Abrechnung.

Acht Stunden sind dabei acht Stunden. Wer um 7 Uhr losfährt und um 15 Uhr zurück ist, liegt genau bei acht Stunden, und das ist nicht mehr als acht. Für diesen Tag gibt es keine Pauschale. Eine Viertelstunde später sieht es anders aus.

Bezahlt der Betrieb das Frühstück im Hotel oder das Abendessen mit dem Kunden, gibt es für diesen Teil keine Pauschale. Das regelt § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG. Gekürzt wird beim Frühstück um 20 Prozent, beim Mittag- und beim Abendessen um je 40 Prozent.

Die Prozente beziehen sich immer auf die Pauschale für den vollen Tag, also auf 28 Euro. Das ergibt 5,60 Euro für ein Frühstück und 11,20 Euro für ein Mittag- oder Abendessen. Auch am Anreisetag mit seinen 14 Euro wird mit diesen Beträgen gekürzt, und nicht mit 20 oder 40 Prozent von 14 Euro. Das ist der häufigste Rechenfehler in selbst gebauten Tabellen.

Der Rechner fragt deshalb für jeden Tag, welche Mahlzeiten gestellt wurden, und zieht die festen Beträge ab.

Für Fahrten mit dem eigenen Auto erlaubt § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG einen pauschalen Kilometersatz. Die Höhe steht nicht im Einkommensteuergesetz selbst. Es verweist auf die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz, und die beträgt nach § 5 Abs. 2 BRKG 30 Cent je gefahrenem Kilometer.

Gezählt wird jeder gefahrene Kilometer, also Hin- und Rückweg. Wer 210 Kilometer zum Kunden fährt und wieder zurück, rechnet 420 Kilometer, das sind 126 Euro. Schreib den Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft auf oder notier die Strecke mit Start und Ziel. Dann kann jeder die Zahl nachvollziehen.

Bahn, Flug, Taxi oder Parkgebühren setzt du mit dem Betrag vom Beleg an. Die trägst du im Rechner als Auslage ein.

Das Beispiel ist erfunden, die Sätze sind echt. Ein Monteur fährt am Montag um 7 Uhr mit dem eigenen Auto zu einer Baustelle, 210 Kilometer entfernt. Er übernachtet zwei Nächte im Hotel, das der Betrieb mit Frühstück gebucht hat, und ist am Mittwoch um 18 Uhr wieder zu Hause. Mittag- und Abendessen zahlt er selbst.

Montag ist Anreisetag: 14 Euro. Frühstück gab es an dem Tag keins, also keine Kürzung. Dienstag ist ein voller Tag mit 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro, minus 5,60 Euro für das Frühstück im Hotel, bleiben 22,40 Euro. Mittwoch ist Abreisetag: 14 Euro, minus 5,60 Euro für das Frühstück, bleiben 8,40 Euro.

Verpflegung zusammen: 14 plus 22,40 plus 8,40, das sind 44,80 Euro. Fahrtkosten: 420 Kilometer mal 0,30 Euro, das sind 126 Euro. Zusammen 170,80 Euro, dazu kommt die Hotelrechnung mit dem Betrag vom Beleg. Genau so rechnet der Rechner, nur musst du nichts selbst zusammenzählen.

Der Rechner kennt nur die Pauschalen für Reisen innerhalb Deutschlands. Für Reisen ins Ausland gelten eigene Pauschalen, und die habe ich bewusst nicht eingebaut. Wer ins Ausland fährt, holt sich die aktuellen Werte beim Steuerberater.

Auch im Inland gibt es Sonderfälle, die ein einfacher Rechner nicht abbildet. Ob und wie die Beträge bei dir erstattet werden oder in der Steuererklärung auftauchen, klärst du mit deinem Steuerberater. Diese Seite fasst den Gesetzestext zusammen und ersetzt keine Steuerberatung.